JuridischForum.be

Een collega (die geen coördinator of diensthoofd is) vraag mij (ICT medewerker) om al de mails van de collega die vertrokken is en die zij opvolgt over te hevelen naar haar mailbox. Er is geen toelating van deze collega, hij heeft echter ook niet gezegd dat het niet mag.

Is dit in strijd met de wet van de privacy?

Ik zou je alvast laten indekken door een overste. Dan is het zijn verantwoordelijkheid. Over wet van de privacy kan ik niks zeggen.

Als deze mails werkgerelateerd zijn, lijkt me dit normaal. De werk moet toch kunnen doorgaan.
Het is natuurlijk anders als betrokkenen ook privemails heeft ontvangen in die mailbox.

Bestaande mails overhevelen is "risky business". Bij ons is het de gewoonte dat de mailbox van iemand die vertrekt geblokkeerd wordt en er een out-of-office reply ingesteld wordt met de melding "Persoon X werkt niet meer voor bedrijf Y. U kan uw bericht echter sturen naar X's opvolger Q met volgende contactgegevens..." (of iets in die aard). De mails van de vertrokken persoon worden echter niet zomaar ingekeken. Enkel een bepaalde periode bewaard "voor het geval dat".

Zoals JPV zei: vraag een gehandtekende opdrachtgeving van een overste waarin staat dat het overhevelen van de mails naar de andere mailbox door die overste juridisch volledig in is en je dit mag doen, zodat je zelf achteraf niet in de problemen kan komen.