Aansprakelijkheid boekhouder

[FreelancerIT]

Ik ben tot op heden altijd tevreden geweest van mijn boekhouder, maar een tijdje terug ben ik op iets uitgekomen.

Ik maak elke maand voor mijn boekhouder een enveloppe klaar met daarin alle paperassen van de afgelopen maand:

• Mijn verstuurde facturen.
• De maandelijkse inkomende facturen
• Aankoopbewijzen
• Rekeninguittreksels
• Afrekening kredietkaart
• ...

Ik maak voor het versturen telkens een digitaal kopie aan dat ik dan doorgaans afdruk (op een paar uitzonderingen na zijn zowat al mijn facturen digitaal)

Mijn dossierbeheerder is eind vorig jaar in Zwangerschapsverlof gegaan, waardoor iemand anders overnam. Deze kwam ineens af met een lijstje van "ontbrekende" facturen. In totaal voor bijna € 6000 aan achterstallige BTW.
Ik viel uit de lucht, stuurde de documenten op en vroeg de dossierbeheerder om de BTW te spreiden over een paar kwartalen. Voor Q1/2019 € 10 000 te betalen was niet haalbaar.

Mijn boekhouder heeft dit ook gedaan, ik dien € 8000 te betalen... 2x het bedrag wat het normaal was geweest, een echte spreiding vind ik dit niet, maar bon...

Ik ben hier niet zo blij mee, ik stort doorgaans mijn BTW proper door, op die paar maanden na dat ik even een dipje had.

Ik vrees deze factuur niet tijdig te kunnen betalen (zit tussen 2 projecten in) en vrees een BR voor Q2/2019. Niet iets waar ik naar uitkijk.

Kan ik mijn boekhouder hiervoor aanspreken en een nieuwe spreiding van de kwartalen bekomen? Waar zit de verantwoordelijkheid van mijn boekhouder? Ik geef elke maand x aantal verkoopfacturen, makkelijk te merken als er ineens 1 zou uitbreken... Dan plots met € 6000 aan achterstallige btw te worden geconfronteerd worden...

[denlowie]

U bent verantwoordelijk voor je boekhouding

[Fortuin]

Als freelancer zou je toch moeten merken wanneer je 6.000 euro "extra" hebt? Die heb je immers niet doorgestort aan de BTW.

Ik zou het merken althans, als mijn BTW declaratie foutief is.

Omgekeerd is het wel m.i. een redelijke fout van je boekhouder. Ik zou waarschijnlijk overstappen in zo'n situatie, want het lijkt me duidelijk dat men niet echt met je dossier bezig is.

[denlowie]

Normaal controleer men zijn boekhouder .

Je stop al je facturen in exel, uitgaande en inkomende en volgens de aanslag

Als je dit elke week doet is daar weinig werk aan, als je dan de boekhouding van je boekhouder krijgt, die kan je ook controleren op Fod financien zal je in grote lijnen kunnen zien als je boekhouder zijn werk gedaan heeft !

Je boekhouder komt toch ook zomaar aan geen 6000€, daar moet toch iets tegenover staan , je uitgaande facturen eens controleren !!.

[LeenW]

Bijkomend, u mag niet kiezen om die rechtzetting te spreiden, u moet die rechtzetting doen van zodra u het opmerkt. Uw boekhouder heeft het hier eigenlijk "goed" gedaan door niet op uw eis in te gaan.

[FreelancerIT]

Bijkomend, u mag niet kiezen om die rechtzetting te spreiden, u moet die rechtzetting doen van zodra u het opmerkt. Uw boekhouder heeft het hier eigenlijk "goed" gedaan door niet op uw eis in te gaan.

Zoals ik al eens eerder gezegd heb: ik kom hier niet voor een preek...

Ik check altijd mijn uitgaande facturen, daarmee weet ik ook 200% zeker van hem alles tijdig te hebben bezorgd... Het over te schrijven bedrag is altijd wel ongeveer hetzelfde, daarmee heb ik ook niks opgemerkt.

Ik heb ze ook allemaal teruggevonden in de batch (ik stuur ze zowel per mail als per post) die ik hem heb bezorgd... Hij heeft er ook geen verklaring voor, buiten dan dat de dossierbeheerder zwanger was en daardoor mss wat "verward" was...

Mijn vraag ging over de verantwoordelijkheid van de boekhouder... Ik heb ze hem allemaal bezorgd, er worden er een aantal misplaatst waardoor ik nu een grotere afrekening heb.

€ 6000 was wat overdreven, het gaat hem over 2 facturen, in totaal een bedrag van iets meer dan € 4000. Nog altijd genoeg.

[FreelancerIT]

Als freelancer zou je toch moeten merken wanneer je 6.000 euro "extra" hebt? Die heb je immers niet doorgestort aan de BTW.

Ik zou het merken althans, als mijn BTW declaratie foutief is.

Wel, ik had geen € 6000 extra... ik stort doorgaans mijn BTW zelfs direct door. Met een paar zware aankopen en reparaties heb ik dat weliswaar een paar keer niet kunnen doen, maar dacht dat dat ondertussen was ingehaald. Volgens de afrekening die ik had gekregen althans.

Eind december kwam hij plots af met een aantal "ontbrekende" facturen, iets wat ik erg vreemd vond. Ik schrijf maandelijks altijd dezelfde facturen uit, zie het dan ook snel als de bedragen lager zijn dan normaal, maar had niets opgemerkt. Ook ging het over facturen van 01/2018 & 05/2018, dat wordt dan pas zoveel maand later opgemerkt?

Na nazicht bleek hij effectief 2 facturen niet te hebben ingebracht, voor € 4000 aan BTW. Nochtans... hij heeft ze ontvangen, daar ben ik zeker van.

Omgekeerd is het wel m.i. een redelijke fout van je boekhouder. Ik zou waarschijnlijk overstappen in zo'n situatie, want het lijkt me duidelijk dat men niet echt met je dossier bezig is.

Ik heb nu een andere dossierbeheerder, deze heeft het voor mij allemaal liggen uit te pluizen, zeker nadat ze zelf de correspondentie had gecontroleerd en inderdaad de facturen terugvond.

Fouten kunnen gebeuren, het stoort mij gewoon dat het nu allemaal in 1x op mijn dak terechtkomt terwijl ik in goede trouw handelde...

[LeenW]

Bijkomend, u mag niet kiezen om die rechtzetting te spreiden, u moet die rechtzetting doen van zodra u het opmerkt. Uw boekhouder heeft het hier eigenlijk "goed" gedaan door niet op uw eis in te gaan.

Zoals ik al eens eerder gezegd heb: ik kom hier niet voor een preek...

Niet echt een preek, eerder een uitleg van de wetgeving. We gaan er op Juridisch Forum immers van uit dat elke vraagsteller de beste intenties heeft en niet aan belastingontduiking wilt doen.

[denlowie]

hoe je het draait of keert er zijn facturen achter gehouden die nu zijn ingebracht.

Er valt zomaar geen BTW dat je moet betalen zomaar uit de lucht, zonder dat er uitgaande facturen zijn !

Voor het principe van de BTW werking te kennen hoef je geen boekhouder te zijn .

En zeer veel zelfstandigen steken hun fouten op de boekhouder, die kan ze toch maar verwerken wat BTW betreft.

[FreelancerIT]

Niet echt een preek, eerder een uitleg van de wetgeving. We gaan er op Juridisch Forum immers van uit dat elke vraagsteller de beste intenties heeft en niet aan belastingontduiking wilt doen.

Een spreiding vragen is niet bepaald hetzelfde als belastingontduiking...

[FreelancerIT]

hoe je het draait of keert er zijn facturen achter gehouden die nu zijn ingebracht.

Er valt zomaar geen BTW dat je moet betalen zomaar uit de lucht, zonder dat er uitgaande facturen zijn !

Voor het principe van de BTW werking te kennen hoef je geen boekhouder te zijn .

En zeer veel zelfstandigen steken hun fouten op de boekhouder, die kan ze toch maar verwerken wat BTW betreft.

Als ik x facturen aan mijn boekhouder geef, en hij verwerkt er maar x-2, wie begaat dan een fout?

[denlowie]

Als ik x facturen aan mijn boekhouder geef, en hij verwerkt er maar x-2, wie begaat dan een fout?

Dan maakt hij een fout !

Maar u blijft verantwoordelijk .

[LeenW]

Niet echt een preek, eerder een uitleg van de wetgeving. We gaan er op Juridisch Forum immers van uit dat elke vraagsteller de beste intenties heeft en niet aan belastingontduiking wilt doen.

Een spreiding vragen is niet bepaald hetzelfde als belastingontduiking...

1) Uw boekhouder is niet bevoegd voor die vraag, dat is enkel de Fiscus.
2) Een spreiding vragen is niet hetzelfde als toelating hebben.
3) De wet zegt dat deze fout meteen moet worden rechtgezet.

U geeft verschuldigde belasting bewust te laat aan en betaald bijgevolg bewust te laat. Begin dat nu niet goed te praten.

Om dan de link te leggen met uw vraag, boekhouder heeft een fout gemaakt, maar u ondervindt er geen financieel nadeel door. De verschuldigde belasting is immers niet veranderd. Maar moest u controle krijgen en er wordt een boete of interesten gevorderd, kan u in dit geval ook niets eisen. U hebt immers de opdracht gegeven om alles te laat aan te geven. Moest u wel correct handelen, kan u die boete of interesten wel terugvorderen op de boekhouder.

[dako]

Indien deze facturen aan de boekhouder werden bezorgd en deze werden niet opgenomen in de BTW aangifte is deze inderdaad in fout.
Het is echter niet omdat deze een fout heeft begaan dat jij hierdoor schade hebt.
Het is anders als je hierdoor vb bij controle een boete zou krijgen, dan kan je de schade/boete eventueel wel op hem trachten te verhalen.

Deze fout zal (daar ga ik toch vanuit) bij vergissing gebeurd zijn en nu deze is vastgesteld wil men deze rechtzetten. Gezien de spontane rechtzetting op moment van vaststelling gaat de BTW ervan uit dat de overtreding begaan werd te goeder trouw en kunnen eventuele gevolgen (boeten) hiervan normaal kwijtgescholden worden.
Indien hij nu bewust (op uw vraag) deze facturen gaat spreiden is dit ter kwader trouw (ze moeten bij vaststelling opgenomen zijn) waardoor deze niet in aanmerking komen voor kwijtschelding/vermindering van boeten. In feite vraag je nu aan de boekhouder om een grotere fout te maken dan dat er oorspronkelijk is gebeurd.

Het feit dat je dit geld (lees de ontvangen-door te storten BTW) reeds gebruikt hebt voor andere doeleinden heeft niets te maken met de fout van de boekhouder maar met je eigen financiële keuzes ("zware aankopen en reparaties") waar je mogelijk niet voldoende middelen voor had of beter een krediet voor had afgesloten.

Eigenlijk moet je zelfs stellen dat deze fout in je voordeel is geweest omdat je deze BTW nog niet hebt moeten betalen en hier zelf meer dan een jaar over hebt kunnen beschikken. (misschien had je voor die zware aankoop dan wel een lening nodig gehad, met rente/kosten). Uiteraard is dit "zuur" om dit nu nog te moeten betalen maar wel correct.

[FreelancerIT]

Ik dank u voor de uitleg, desondanks voel ik me verplicht u op een aantal details te wijzen:

• Alles valt terug te traceren tot die fout. Was de fout niet gebeurd was de btw reeds lang volstort, de zware onkosten waren anders gespreid, maar de impact zou hoe dan ook minder destructief zijn dan het nu riskeert te worden.
• Een spreiding vragen is niet van kwade trouw, of een "grotere" fout. Op het einde van de oefening krijgt de Staat nog steeds het bedrag waar het "recht" op heeft, zij het dan in meerdere malen ipv. in 1x. Ik geef toe, voor een klein bedrijf kan dit problematisch zijn, maar voor de Staat...
• Leningen aangaan is de beste manier om in zware problemen te geraken. Hier zou er niets zijn gebeurd als de btw correct was doorgegeven...
• Er is schade.... desinformatie (intentioneel of niet) resulteert altijd in schade. De grote van de schade varieert, hier hebben we het over een mooi bedrag dat nu dient te worden vrijgemaakt.

Mensen, en hierdoor ook de wet, realiseren zich zelden tot nooit van de volledige impact van hun daden of die van hun omgeving, desondanks zou er van mij enige flexibiliteit worden gevraagd in deze sitiuatie. Als ik hier flexibiliteit vraag word ik al bijna veroordeeld.

De btw is voor mij altijd al een teer punt geweest, het stoort mij mateloos dat deze zich een speciale status aanmeten, terwijl ze daar totaal geen recht op hebben.

Dit gezegd zijnde... als ik het zo lees kan ik mijn boekhouder enkel iets verwijten als er boetes van komen? En dan nog enkel via een proces?

Nu... het is geenszins mijn bedoeling om mijn boekhouder verwijten te maken, fouten gebeuren nu eenmaal. Het is alleen dat wat er gebeurd is een serieuze impact heeft gehad op Q1/2019. Ik vroeg mij af of er een legale manier was om dit in het minne te regelen, zonder dat er van procederen sprake is.

Tenslotte, als de btw mij zware boetes aanrekent is het over & uit voor mijn bvba.