VZW - Overschrijden deadlines cfr. boekjaar

[Reivilo]

Een vzw werd opgericht dd. 16/10/2023, eerste boekjaar loopt volgens de statuten tot 31/10/2024.

Jaarrekening werd echter opgemaakt van 16/10/2023 tot en met 31/12/2024. Dit is ook zo neergelegd bij de griffie.
Algemene vergadering voor goedkeuring jaarrekening vond plaats in mei 2025, wat wettelijk gezien ook te laat is voor einde boekjaar 31/10/2024, cfr. statuten. (er was wel al een buitengewone algemene vergadering in augustus 2024 voor bijsturing opgemaakte begroting)...

Bij controle van statuten stelden we de afwijking vast tussen het boekjaar uit vzw akte en het boekjaar in onze jaarrekening en datum algemene vergadering.

Hoe corrigeren we dit op de beste manier om wettelijk in orde te zijn?
Volstaat het neerleggen van een nieuwe jaarrekening, met correcte einddatum? Moeten we op de extra algemene vergadering (goedkeuring aangepaste begroting) nog extra zaken notuleren?

Zijn er boetes te verwachten voor deze fouten?
Alvast bedankt!

[m-pox]

Overeenkomstig art. 3:2, §1 KB/WVV moet de jaarrekening worden opgesteld op de dag waarop het boekjaar wordt afgesloten. Aangezien de jaarrekening werd opgesteld over 16/10/2023 – 31/12/2024 in plaats van de statutaire 16/10/2023 – 31/10/2024 gaat het om een onjuiste jaarrekening. Dat betekent dat er een nieuwe initiële neerlegging moet gebeuren voor de correcte periode en dus niet een gewone verbetering. Zie https://www.nbb.be/nl/balanscentrale/ge ... verbeteren

Stel onverwijld een nieuwe jaarrekening op over de correcte data voor het eerste boekjaar. Roep vervolgens een buitengewone algemene vergadering bijeen die de vergissing vaststelt en de nieuwe jaarrekening goedkeurt waarna deze moet worden neergelegd.

De NBB zal voor de nieuwe initiële neerlegging opnieuw neerleggingskosten aanrekenen.