Bestuurder vzw factureert via zijn BVBA

Model James
Topic Starter
Berichten: 9

Bestuurder vzw factureert via zijn BVBA

#1 , 14 nov 2021 22:49

Geachte,

Adres van de vzw = Adres van de BVBA van de voorzitter

Chronologisch verloop handelingen.
In 2019 betaalde de vzw aan de BVBA, de onkosten voor een website (Wix) incl BTW.
De vzw ontving echter geen factuur.

In 2020 betaalde de vzw aan de BVBA, de onkosten voor een website (Wix), incl BTW.
De vzw ontving echter geen factuur.

In 2020 betaalde de vzw aan facebook (onmiddellijk inning via rekening van de vzw)
talrijke bedragen voor reclame op facebook.
De vzw ontving echter geen factuur/facturen.

De voorzitter had deze betalingen geregeld.

Nav voorbereiding van de jaarrekening boekjaar 2020.
Communicatie in 2021:

16 mei: mail met vriendelijk verzoek om dringend facturen te ontvangen/op te laden in drive
gezien we deze nodig hebben voor het opstellen van de jaarrekening.

20 mei : vergadering RVB (waarbij de penningmeester zich verontschuldigd had)
goedkeuring Jaarrekening zonder Jaarrekening, zonder facturen
(op verzoek van de voorzitter)

22 mei : 2de verzoek om dringend facturen te ontvangen/op te laden in drive,
zodat goedkeuring Jaarrekening tijdig kan gebeuren op de jaarlijkse AV
(voorzien op 1ste zondag van juni, cfr statuten)

25 mei : bewering van de voorzitter dat de facturen "ooit" werden bezorgd
(wat geenzins gebeurt was, zie verder)

29 mei : 3de verzoek om dringend facturen te ontvangen/op te laden in drive,
goedkeuring Jaarrekening kan niet meer tijdig gebeuren op de jaarlijkse AV,
2de AV noodzakelijk

29 mei : antwoord van de voorzitter : "geef mij de tijd die jij ook nodig hebt aub"

Reactie van penningmeester -> normale procedure zou zijn :
- eerst de facturen (tijdig en spontaan opsturen)
- goedkeuring van de facturen door RVB
- betaling van facturen

31/05 en begin juni: facturen werden bezorgd (opgeladen op Drive)
en BTW werd aangerekend door de BVBA aan de vzw,
(intracommunautaire btw van toepassing, tussen Wix respectievelijk Facebook en de BVBA),
waardoor de BTW nog verschuldigd was door de vzw)
en de betalingen werden ineens ook door de voorzitter uitgevoerd.
Terzelfde tijd betaling van 150€, die de voorzitter overschrijft aan zichzelf.

06 juni: jaarlijkse AV (op voorziene datum cfr statuten)
Opmerkelijk : afwezigheid van de voorzitter (wegens misverstand, beweert hij)
facturen & Jaarrekening in orde,
doch termijn voor nazicht door leden nodig,
vastleggen van 2de jaarlijkse AV

17 juni : jaarlijkse AV (2de)
goedkeuring jaarrekening,
met opmerking "vergissing in de facturatie (door de BVBA)"

de voorzitter ontkent enige vergissing

28 juni : mail met melding "Dubbele aanrekening BTW door de BVBA"
met uitgebreide uitleg waar de vergissing werd gemaakt.
(na nazicht van de bewijzen: betalingen vergeleken met facturen)
De BTW op de Wix-site werd 2x aangerekend, dat is de betekenis van dubbel.
Eénmaal op facturen, doorrekenen kosten van de webiste,
nogmaals samen met de BTW, door te rekenen voor de publicatie op facebook.

de voorzitter ontkent enige vergissing

Ook tijdens latere vergaderingen bevestigt de voorzitter, alle facturen te hebben nagezien
en blijft de voorzitter ontkennen dat er een vergissing zou zijn gebeurd

Talrijke verwijten vanwege de voorzitter aan het adres van de penningmeester
- dat hij incapabel is, dat hij er niets van kent
- waar hij gestudeerd heeft
- ...

Na uitgebreide uitleg aan en nazicht door de secretaris,
werd de vergissing door secretaris aan de voorzitter uitgelegd.
Dan pas heeft de voorzitter de vergissing pas "erkent" (toegegeven).

Had de voorzitter spontaan & tijdig de facturen overgemaakt
(op z'n minst nog in het juiste jaar, nml 2020 / bij 1° vriendelijk verzoek)
dan was er geen "druk" om dit snel te doen (tijdige jaarrekening), en geen frustraties.
Had de voorzitter de voorstelling van de BTW-facturen zo ingewikkeld niet gemaakt
(BTW op facebook/Wix, door elkaar mengen)
dan had hij de vergissing mogelijks niet gemaakt, of toch "sneller" zelf gezien,
dan was er al geen discussie geweest.

Daar waar men verzoekt "vertrouwen" te hebben in elkaar,
was me duidelijk dat er, ondanks mijn kennis en uitgebreide uitleg,
ik geen vertrouwen kreeg inzake de vaststellingen die ik gemaakt had.
Zelfs nadat de secretaris de documenten heeft nagezien,
en de dubbele aanrekening BTW heeft bevestigd, blijft men aankaarten dat ik "fout" ben.
Dit vertrouwen werd nog altijd niet hersteld.

Er was tevens 150€ te verantwoorden, die de voorzitter overschrijft aan zichzelf.
Ook dit sleept meer dan 4 maand aan, geen ticket/factuur/bewijs of verantwoording.
Dit heeft uiteraard meegedragen tot de "discussie".

Voorstel om discussies in de toekomst te vermijden:
- eerst de facturen/kastickets...
- goedkeuring van de facturen door RVB, met bedrag aan wie
- betaling van "onkosten", na goedkeuring, aan wie ze gemaakt heeft

Nadien opnieuw betalingen door de voorzitter aan zichzelf, en de BVBA.
Facturen zouden op de Drive staan, eveneens de onkosten.

Er blijken facturen (op naam van de BVBA, voor vb papier, inkt van verschillende printers)
en andere tickets (vb drank, broodjes, snack's) te bestaan.
Verder rekent hij ook km-vergoeding aan (voor verplaatsingen vanaf 2019).
Dit voor de bedragen overgeschreven door de voorzitter op zijn persoonlijke rekening,
ter verantwoording van "persoonlijk gemaakte onkosten".

Onlangs heeft de voorzitter het ontslag van de penningmeester geëist (of hij stopt er zelf mee)
Een AV dient nog te worden samengeroepen om dit te stemmen.

Ondertussen werd de penningmeester de toegang tot de facebookpagina's en de Drive geblokkeerd.
Op de Drive staan alle documenten, zoals de verslagen van RVB, AV's, boekhouding/jaarrekeningen, facturen...
Daardoor kan de penningmeester zijn controle (over de nieuwe facturen, onkostennota's) niet meer uitvoeren.
De penningmeester vermoedt tevens dat voormelde fout (dubbele aanrekening BTW) ook nog niet werd rechtgezet,
maar kan dus dit niet meer nazien.

Onze strijd voor het "goede doel" kan en mag geen reden zijn om
nonchalant om te gaan met de boekhouding, de wet op vzw's, onze statuten, enz...

Graag uw mening over deze feiten, en wat met juridische aansprakelijkheid.

Bedankt voor jullie feedback.

Thomas_A
Berichten: 400
Juridisch actief: Nee

#2 , 15 nov 2021 08:05

Om hoeveel geld gaat het?

Een Wix abonnement gaat typisch om een paar 200 euro. Facebook reclame kan elke grootte-orde aannemen. Als de discussie enkel gaat om de btw hierop, zal het mogelijk maar om een tientallen euro’s gaan?

Verder lijkt dit op typische discussies in veel vzw’s en feitelijke verenigingen. Meestal slepen die lang aan, is er veel theater en stapt op het einde iemand op. Ondanks dreigementen met juridische stappen komt daar zelden iets van.

Mijn 25 jaar ervaring in verenigingen…

LYNX XX
Berichten: 996
Juridisch actief: Nee

#3 , 15 nov 2021 09:31

Ik kan de reactie # 2 Thomas_A bijtreden.

Hier is in de eerste plaats al sprake van belangenvermenging en mogelijks misbruiken door de voorzitter.
Dringend jullie bestuur aanpassen, nieuwe voorzitter en breng jullie administratie in orde.
Ook het bestuur/beheerders blijven in gebreke door niets te ondernemen zowel intern als extern.
Alles laten betijen en goedkeuren leidt simpelweg tot chaos en interne twisten en ontslagen.

Een geschoolde/bekwame persoon de administratie laten uitvoeren zonder eigen belangen of bindingen.

Eerst alles uitbenen en op orde zetten en restart.
Heb zoals Thomas_A al vele mislukkingen gezien in VZW's. Juiste instelling om een VZW op te richten is aan de orde en een noodzaak. Is geen bollenwinkel.

Reclame

LeenW
Berichten: 10982

#4 , 15 nov 2021 10:36

Is een nieuwe voorzitter kiezen een optie?

jef007
Berichten: 1496

#5 , 15 nov 2021 11:44

zelfs een "bollenwinkel " dient een degelijke, bewijskrachtige en controleerbare boekhouding te hebben!

LYNX XX
Berichten: 996
Juridisch actief: Nee

#6 , 15 nov 2021 11:49

@jef007

Inderdaad Jef maar de meesten vergeten het of hechten er geen belang aan.
Gevolg ook tal van faillissementen en zoals bij TS.

LYNX XX
Berichten: 996
Juridisch actief: Nee

#7 , 15 nov 2021 12:10



Model James
Topic Starter
Berichten: 9

#9 , 17 nov 2021 22:02

Wix abonnement 2020 zou 450 euro kosten + 94,50 BTW
(facturen 2020 van de BVBA aan de vzw, en werd betaald)

Betalingen aan Facebook 493,85 euro over het hele jaar 2020 gespreid. (zou + 103,71 BTW zijn)
Pas in 2021 werd de facturen gemaakt, vanuit de BVBA naar de vzw.
En werd er de "correctie voor de BTW" gedaan (wirwar van facturen/betalingen voor alle BTW),

De belangenvermenging is ook wat ik reeds aangekaart had.
Gezien we ver van elkaar wonen, hadden we voor bpost gekozen,
andere bank was toen geen optie.
Helaas hebben we een kredietkaart nodig, en kunnen we er op naam van de vzw (bpost) geen krijgen.
Een (aparte, evt. prépaid systeem) op naam van 1 bestuurder, wil de voorzitter niets van weten.
De juiste instelling was er om een VZW op te richten, echter loopt het in 2 jaar fout.

We vinden geen kandidaat bestuursleden (we zijn echter met min aantal 3).
dus helaas ook geen kandidaat voorzitter.

Ik hechte dus wel belang aan een goede boekhouding, en kaartte dus dit probleem aan.
Dit kon snel opgelost worden, bezorgen van de facturen,
maar helaas monde dit uit in ene wirwar van facturen/betalingen.

Sommige leden vinden, onder impuls van de voorzitter, dat ik de "rotte appel" ben.
Ik heb een (terechte) discutie veroorzaakt.
Talrijke vergaderingen gaan over deze discutie, en niet meer over de essentie = doel van de vzw.
"Men" wil verder werken aan ons doel ipv te discutiëren
over boekhouding, papieren BTW... waar ze toch niets van verstaan...

Bedankt voor de linken.
Wat, wie is TS ?

ik heb volgende ook erg benadrukt:
"Onze strijd voor het "goede doel" kan en mag geen reden zijn om
nonchalant om te gaan met de boekhouding, de wet op vzw's, onze statuten, enz..."

LYNX XX
Berichten: 996
Juridisch actief: Nee

#10 , 18 nov 2021 09:34

In de eerste plaats bent u niet de rotte appel. De VZW is gestoeld op drijfzand. Voorzitter zeer dubieus.
TS = topic starter dus u.

Is maar 1 goede oplossing : totale omgooi ingesteldheid VZW en de leden. Een correcte organisatie op poten zetten. Ineens met de grove borstel erdoor, anders eindigt het met veel miserie.
Is typisch voor veel VZW's. Worden dikwijls opgezet voor bepaalde redenen en omdat men denkt aan alle administratieve beslommeringen te ontkomen. Dit is integendeel waar want er zijn vele richtlijnen en verplichtingen.

Hopelijk vindt u mede standers en wordt de mand ontdaan van de echte rotte appels.

Franciscus
Berichten: 35733

#11 , 18 nov 2021 18:29

Hou er rekening mee dat bestuurders indien de regels niet gevolgd worden hoofdelijk aansprakelijk kunnen zijn voor alle schulden.

Model James
Topic Starter
Berichten: 9

#12 , 24 nov 2021 13:06

De voorzitter heeft dus een bijzondere AV samengeroepen op 2/12, met als enig punt deze discussie.
Ik heb de juridische problemen geschetst, en de voorzitter per mail 'ingebreke gesteld" voor de betalingen waar geen goedkeuring voor was (niet gestemd geweest in de RVB).
Tevens heb ik de terugbetaling geëist.
Ik vermoed dat voorzitter tijdens de AV zal overgaan tot stemming voor mijn ontslag.
De nieuwe wetgeving heeft het over leden, bestuursleden, werkende leden, ingetreden leden enz.
Wie dient er allemaal uitgenodigd te worden tot de AV, welke type leden hebben stemrecht?
Enkel de leden van raad van bestuur, en bestuursleden van "dagelijks bestuur" werden uitgenodigd.
Geen werkend lid, noch toegetreden leden.
Bedankt voor uw feedback.

LYNX XX
Berichten: 996
Juridisch actief: Nee

#13 , 24 nov 2021 16:26


Terug naar “Vennootschappen & Verenigingen”