E-mail = bewijs?

[RainDream]

Hey iedereen,

'k zit met een vervelende kwestie.
Sinds enkele maanden doe ik de boekhouding van een IT bedrijf.
IT bedrijf stuurt in november 2008 de vraag aan klant X of hij zijn domeinregistratie (url / webadres) wilt verlengen.
De klant bevestigt per e-mail en verlengt die voor 5 jaar.
Een paar dagen later zegt de klant dat hij de factuur ontvangen heeft, maar vraagt of hij een creditnota kan krijgen, want hij wilt bij de concurrent.
IT bedrijf zegt dat dit niet gebruikelijk is, maar stelt voor om enkel het lopend jaar te factureren en de rest te crediteren.
Een week later zegt klant (per e-mail) dat hij alles bij het oude laat..

Ondertussen zijn we 2011, rappels zijn uitgestuurd per post, nooit reactie op gehad.
Op 22/04 heb ik per e-mail een rappel gestuurd, geen reactie.
Eergisteren heb ik mijn rappel van 22/04 opnieuw gestuurd met als onderwerp: allerlaatste herinnering.. toen kreeg ik wél een reactie.
Dat hij de factuur nooit gekregen heeft en dat hij geen facturen meer aanvaard na 2,5 jaar.
Uiteraard was mijn reactie verwijzen naar zijn e-mails van 25 & 28 november 2008 waarin hij de ontvangst bevestigd heeft.
Als reactie kreeg ik vandaag dat hij de factuur nooit heeft gekregen, noch de rappels (ze waren helaas niet aangetekend verstuurd).


We gaan het nu laten opvolgen door een advocaat.
Maar de vraag is nu, of de e-mailcommunicatie tussen de klant & de technische dienst (bevestiging van verlenging + van ontvangst van de factuur) geldig is?
Of we dit als bewijs kunnen gebruiken.

Sorry voor de lange post

Groetjes,

RainDream

[Fore]

E-mails zijn een bewijs, zeker als deze verstuurt waren met een ontvangst bevestiging.

Ik neem wel aan dat ze verstuurt waren aan naam@bedrijf.be en niet info@bedrijf.be of dergelijke.

EDIT: zie nu dat de site ze neemt als echte mail aliassen, ze zijn dus fake :p

[Tmespreu]

Er zijn verschillen inzake de bewijsvoering in burgerlijke zaken en handelszaken;
In de veronderstelling dat het hier over een handelszaak gaat (via Rechtbank van Koophandel);

Normaliter wordt het bewijs van verzending en ontvangst geleverd door het feit dat er een antwoord volgt. (Wat dus niet het geval is als ik goed gelezen heb)

Als bewijs kun je niettemin de outprints voorleggen. De klassieke regels gelden hier van de dubbel succesief bewijs;
1. Dat de mail effectief verstuurd is
2. Dat de inhoud ervan ongewijzigd is

Het bewijs van verzending is een louuter rechtsfeit dat door alle middelen van recht bewezen kan worden.

Andere feitelijke gegevens spelen ook een rol; zoals het feit of mailverkeer een gebruikelijke wijze van communiceren was tussen de partijen alsook het gegeven dan andere mails in de betrokken periode wel ontvangen werden..

De rechter is tav deze materie nogal geneigd om een deskundige aan te stellen om hem te adviseren over de betrouwbaarheid van het mailsysteem, evenwel rekening houdend met het proportionaliteitsvereiste.

cfr. B,.VAN DEN BERGH, Topics inzake procedure en bewijs, permanente vorming balies Hasselt en Tongeren

[Fore]

Normaliter wordt het bewijs van verzending en ontvangst geleverd door het feit dat er een antwoord volgt. (Wat dus niet het geval is als ik goed gelezen heb)

Een mail met ontvangstbevestiging kan met niet lezen voor men bevestigt deze ontvangen te hebben.

Dus al heeft hij hier niet op geantwoord. Hij heeft toch de mail gelezen gehad.

Uiteraard was mijn reactie verwijzen naar zijn e-mails van 25 & 28 november 2008 waarin hij de ontvangst bevestigd heeft.

[RainDream]

Hij had in nov. 2008 de factuur bevestigd per e-mail en in dezelfde mail gevraagd of IT bedrijf een stuk kon crediteren.
Dus voor mij is dat toch heel duidelijk..?
Het is gewoon raar dat hij dan zegt (2,5 jaar later) dat hij de factuur nooit heeft ontvangen en nooit rappels gehad heeft.
Echter hij reageerde enkel op mijn rappel toen ik zei dat het om een allerlaatste rappel ging.

[Maxke]

Beste forumleden,

Een andere vraag die aanleunt bij het hierboven beschreven probleem.
Na een prestatie stuur ik een factuur per e-mail. In die factuur schrijf ik dat, indien deze niet binnen de 30 dagen
betaald is, ik een bijdrage van 15 euro zal eisen als administratieve kost.
De klant heeft na 30 dagen niet betaald, mag ik deze 15 euro dan eisen?

Dank u!

[bartvdv]

Je mag in principe administratieve kosten aanrekenen voor eventuele betalingsherinneringen, enz. zolang die maar redelijk zijn en duidelijk vermeld worden in de verkoopsvoorwaaren en/of op de factuur.

Overigens beginnen ook interesten te lopen van zodra de factuur niet is betaald op de vervaldatum (Wet op de betalingsachterstand), zonder dat daar een ingebrekestelling of herinnering voor moet verstuurd worden.

Heb je eigenlijk wel de toestemming van de klant om de factuur per e-mail te versturen? Indien niet, moet je die nog altijd via de gewone post versturen.

Ook moet je commercieel wat voorzichtig zijn met boetebedingen. Er zijn bedrijven die 1 of twee keer per maand de facturen betalen of bepaalde procedures hanteren en soms valt jouw factuur dan net buiten die periode.

Of de klant altijd geneigd zal zijn om die extra kosten en interesten te betalen is nog maar de vraag. Voor 15 euro kan je niet gaan procederen.

[Gebruiker34]

Je mag in principe administratieve kosten aanrekenen voor eventuele betalingsherinneringen, enz. zolang die maar redelijk zijn en duidelijk vermeld worden in de verkoopsvoorwaaren en/of op de factuur.

Overigens beginnen ook interesten te lopen van zodra de factuur niet is betaald op de vervaldatum (Wet op de betalingsachterstand), zonder dat daar een ingebrekestelling of herinnering voor moet verstuurd worden.
Heb je eigenlijk wel de toestemming van de klant om de factuur per e-mail te versturen? Indien niet, moet je die nog altijd via de gewone post versturen.

Ook moet je commercieel wat voorzichtig zijn met boetebedingen. Er zijn bedrijven die 1 of twee keer per maand de facturen betalen of bepaalde procedures hanteren en soms valt jouw factuur dan net buiten die periode.

Of de klant altijd geneigd zal zijn om die extra kosten en interesten te betalen is nog maar de vraag. Voor 15 euro kan je niet gaan procederen.

Dit is niet van toepassing op particulieren.