In mei had onze jaarlijkse AV plaats, met volgende relevante punten:
- Door een verandering van het boekhoudsysteem was de jaarrekening nog niet correct, en kon deze bijgevolg niet goedgekeurd worden.
- Er bleken nog openstaande onbetaalde facturen te zijn aangaande telefoonlijnen in de lift (reeds meerdere rappels). De lijnen waren daardoor afgesloten (gevaarlijke situatie in geval van malfunctioneren lift).
- Er werd beslist het onderhoudscontract van de lift bij leverancier A niet te verlengen en bij afloop over te schakelen naar leverancier B.
De syndicus heeft een nieuwe AV georganiseerd eind augustus, met volgende resultaat:
- Er werd ons medegedeeld dat het bedrijf van de Syndicus enkele maanden eerder overgenomen is.
- De jaarrekening werd goedgekeurd, mits nog enkele kleine wijzigingen.
- De Syndicus werd verzocht een tegemoetkoming te doen naar aanleiding van het slechte beheer.
- Er werd beslist verder te gaan met de Syndicus tot begin volgend jaar, wanneer ons contract afloopt.
- De omschakeling van leverancier A naar B voor de liften zou in orde zijn.
- De Syndicus beweert dat ze er niet in slagen de leverancier van de telefoonlijn te bereiken voor reactivatie van de lijnen en dat hun advocaat ingeschakeld is.
- Er werd gevraagd om de brandveiligheid te controleren en mogelijkheid tot evacuatieplan te onderzoeken.
- De kleine wijzigingen aan de jaarrekening zijn nog steeds niet in orde.
- De 3 leveranciers die niet betaald waren zijn dat nog steeds niet.
- De telefoons in de liften werken nog steeds niet.
- Van leverancier B horen we dat ze nog geen ondertekend onderhoudscontract voor de lift ontvangen hebben, dit was volgens de AV in orde.
(Ter info: het gaat om een Syndicus met >100 gebouwen onder zich.)
Vragen
We willen graag onszelf beschermen en prioriteit 1 daarbij lijkt ons het veilig stellen van onze rekeningen. Kunnen wij voorkomen dat de Syndicus onrechtmatige betalingen zou doen? Bijvoorbeeld zorgen dat elke banktransactie de goedkeuring nodig heeft van onze RvM?
Welke acties nemen we best om de zaken alsnog in orde te krijgen? Een nieuw aangetekend schrijven?
Hoe zit het met eventuele kosten als gevolg van laattijdige betalingen? Kunnen we dit op de Syndicus verhalen?
Nu al van Syndicus wisselen, en het contract dus vroegtijdig afsluiten, is vermoedelijk onmogelijk zonder een advocaat onder de arm te nemen (of de resterende duur te betalen)?
Alvast bedankt voor alle advies!