Twee adviezen leken mij in eerste instantie nuttig in deze context, maar bij nalezing blijkt dat het houden van een regelmatige boekhouding, niet inhoudt dat deze wordt bijgehouden op een specifieke plaats. Maar er zijn gevolgen voor de syndicus en de VME als de boekhouding zich ergens anders bevindt.
1. “
Beginselen van een regelmatige boekhouding”, CBN-advies 174-1 dd. Februari 1997. Bron:
http://www.cnc-cbn.be/files/advice/link/NL_174-01.htm (de 2 blz. van het deel I. Inleiding zijn een aanrader voor iedereen, technisch onderlegd of niet, de andere 19 blz. zijn eerder technisch, maar leggen zeer in detail de betekenis van een aantal woorden uit, zoals “volledig”, “getrouw”, …)
2. “
Bewaring van boeken en verantwoordingsstukken”, CBN-advies 2010/14, p. 5. Bron:
http://www.cnc-cbn.be/files/advice/link/2010_14.pdf)
(al dan niet elektronische boekhouding en zijn gevolgen).
Ongeacht de bevoegdheid die hem door het reglement van mede-eigendom wordt toegekend, heeft de syndicus als opdracht de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars te voeren op een
duidelijke,
nauwkeurige en
gedetailleerde wijze, volgens het door de Koning op te stellen minimum genormaliseerd rekeningenstelsel (CBN, Bulletin N° 63, p. 5. Bron:
http://www.cnc-cbn.be/files/bulletin/fi ... n_63_N.pdf )
De syndicus voert de boekhouding.
Art. 577-8 BW
§ 4. Ongeacht de bevoegdheid die hem door het reglement van medeëigendom wordt toegekend, heeft de syndicus tot opdracht :
17° de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars te voeren op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze, volgens het door de Koning op te stellen minimum genormaliseerd rekeningenstelsel.
De wetgever heeft dus
niet expliciet bepaald waar die boekhouding moet gevoerd worden.
Maar de kosten van deze lokalisatie maken impliciet deel uit van het honorarium van de syndicus, en kunnen dus geen aanleiding geven tot bijkomende kosten, weze het indirect door gebruik te maken van lokalen van de VME.
Elke onderneming voert zijn activiteiten uit in één of meerder vestigingsplaatsen.
De VME heeft geen vestigingsplaats, maar de syndicus (of zijn boekhouder) wel. Daaruit volgt dat de fysieke elementen van de boekhouding dient bewaard in één van de vestigingen van de syndicus of zijn boekhouder, die
vooraf geregistreerd moet zijn in het KBO.
Art. 577-8 BW. § 5. De syndicus is als enige aansprakelijk voor zijn beheer; hij kan zijn bevoegdheid niet overdragen dan met de toestemming van de algemene vergadering en slechts voor een beperkte duur of voor welomschreven doeleinden.
Hieruit volgt dat hij het houden van de boekhouding van de VME enkel kan delegeren als hij de toelating van de AV heeft. Maar dat heeft ook tot gevolg dat deze boekhouder een
toegevoegd syndicus wordt, moet voldoen aan de erkenningsvoorwaarden van een professionele syndicus, etc. … . Het ereloon van die toegevoegde syndicus-boekhouder is in dat geval ten laste van de VME.
Evenwel kan de syndicus zich perfect laten
bijstaan onder zijn verantwoordelijkheid door een boekhouder, waarvan het ereloon dan ook ten laste is van de syndicus (grofweg 40% van zijn ereloon).
Art. 577-8 BW
§ 4. Ongeacht de bevoegdheid die hem door het reglement van medeëigendom wordt toegekend, heeft de syndicus tot opdracht :
11° het de mede-eigenaars mogelijk te maken inzage te nemen van alle niet-private documenten of gegevens over de mede-eigendom, en wel op alle wijzen die zijn bepaald bij het reglement van mede-eigendom, of door de algemene vergadering;
De inzage van de boekhouding wordt concreet geregeld in de statuten.
Het lijkt nuttig om deze stukken te bewaren in het gebouw en daar inzage te verlenen. Minder verplaatsingskosten en –tijd voor de mede-eigenaars, … .
Maar deze werkwijze laat de syndicus toe om bepaalde stukken weg te moffelen door deze eenvoudig weg achter te houden.
Daarom lijkt het voor mij persoonlijk aangewezen, dat de statuten opleggen dat de inzage van de stukken plaats heeft in het kantoor van de syndicus, volgens de modaliteiten bepaald in het syndicuscontract. Het reglement van mede-eigendom dient naar mijn mening enkel het algemeen kader te bepalen (periodiciteit, aantal uren, termijn, maximum bedrag per uur volgens een formule, …). Klassieke jurisprudentie is: datum na 30 dagen bepaald door de mede-eigenaar, uren: 14u tot 16u, ereloon per uur bepaald door de AV maar ten voordele van de syndicus (geboekt op de rekening “erelonen syndicus – deel rechtstreeks ten laste van individuele mede-eigenaars”).