(...)
Dit is een bijzonder interessant antwoord.
Mag “dient” ook als “moet” geïnterpreteerd worden?
Gezien jouw kennis / ervaring: Is dit echt juridisch hard te maken?
Juridisch hard maken dient concreet te gebeuren door een advocaat, maar ik kan wel mijn persoonlijke opinie geven over een mogelijke richting.
De basis zijn enerzijds de begrippen
opgave van de punten,
schriftelijke voorstellen en
documenten over de geagendeerde punten.
Art. 577-6 BW
§ 3. De bijeenroeping vermeldt de plaats waar, alsook de dag en het uur waarop de vergadering plaatsvindt, alsmede de agenda met opgave van de punten die ter bespreking zullen worden voorgelegd. De syndicus agendeert de schriftelijke voorstellen die hij heeft ontvangen van de mede-eigenaars, van de raad van mede-eigendom of de deelverenigingen zonder rechtspersoonlijkheid, ten minste drie weken vóór de eerste dag van de in het reglement van mede-eigendom bepaalde periode waarin de gewone algemene vergadering moet plaatsvinden.
De bijeenroeping vermeldt volgens welke nadere regels de documenten over de geagendeerde punten kunnen worden geraadpleegd.
De bijeenroeping geschiedt bij een ter post aangetekende brief, tenzij de geadresseerden individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd de oproeping via een ander communicatiemiddel te ontvangen. De bijeenroepingen die worden verzonden naar het laatst door de syndicus op het ogenblik van de verzending gekende adres, worden geacht geldig te zijn. De administratieve kosten voor de oproeping voor de algemene vergadering komen ten laste van de vereniging van mede-eigenaars.
Behalve in spoedeisende gevallen wordt de bijeenroeping ten minste vijftien dagen vóór de datum van de vergadering ter kennis gebracht, tenzij het reglement van mede-eigendom in een langere termijn heeft voorzien.
En anderzijds het begrip
notulen van de beslissingen in de volgende wetsbepaling:
Art. 577-6 BW
§ 10. De syndicus stelt de notulen van de beslissingen op die worden genomen door de algemene vergadering met vermelding van de behaalde meerderheden en de naam van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden.
Deze notulen worden aan het einde van de zitting en na lezing ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris en door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.
Summier gesteld volgt uit dit alles:
1. Dat elk voorstel schriftelijk dient te zijn (ook deze van de syndicus – gelijkheidsbeginsel)
2. Dat elk voorstel beknopt moet voorgesteld worden in de uitnodiging op de dagorde als een punt (= in principe één lijn tekst).
3. Dat de documenten die niet gevoegd zijn bij de uitnodiging, vanaf het tijdstip van de verzending raadpleegbaar moeten zijn (wijze vast te leggen door de AV in toepassing van Art. Art. 577-5 – 4de lid BW). De syndicus, zo hij niet expliciet vermeld welke documenten toegankelijk zijn, loopt het risico dat hij voor de rechter het begin van bewijs niet kan geven dat een specifiek document kon geraadpleegd worden.
4. Dat de notulen enkel beslissingen kunnen vermelden en niet een samenvatting kunnen geven van de deliberatie. Zo de syndicus toch een samenvatting vermeld, dient hij aan te tonen dat deze samenvatting correct is. Voor 2010 diende de mede-eigenaar aan te tonen dat de samenvatting niet correct was. De bewijslast is dus omgedraaid.
5. Dat de ondertekening van de notulen door een mede-eigenaar niet inhoudt dat hij ermee akkoord gaat maar wel dat dit de tekst is die voorgelegd werd als de notulen van de AV. Daarom is het aan te raden om alle blz. van deze PV te paraferen (= viseren).