kosten nieuw boekhoudstelsel mede-eigendom

[roharro]

In de afrekening van de (professionele) syndicus tref ik een aangerekende kostenpost aan (570 EUR) die omschreven wordt als:
"Omschakeling boekhoudstelsel" - toepassing nieuwe wetgeving boekhoudstelsel.

Naar verluidt zou het de kostprijs zijn van de nieuwe boekhoudsofware.

Naar mijn mening is dit een investering voor het syndicuskantoor die niet aan de VME mag worden aangerekend (vermoedelijk rekenen ze dezelfde kost aan aan tientallen andere VME's).

Mijn vraag is dus: mag syndicuskantoor de kostprijs van deze omschakeling doorrekenen? Het gebouw telt 16 appartementen.

[Luc]

In de afrekening van de (professionele) syndicus tref ik een aangerekende kostenpost aan (570 EUR) die omschreven wordt als:
"Omschakeling boekhoudstelsel" - toepassing nieuwe wetgeving boekhoudstelsel.

Naar verluidt zou het de kostprijs zijn van de nieuwe boekhoudsofware.

Naar mijn mening is dit een investering voor het syndicuskantoor die niet aan de VME mag worden aangerekend (vermoedelijk rekenen ze dezelfde kost aan aan tientallen andere VME's).

Mijn vraag is dus: mag syndicuskantoor de kostprijs van deze omschakeling doorrekenen? Het gebouw telt 16 appartementen.

Neen, behalve als dat contractueel en vooraf is overeengekomen = expliciete beslissing AV 2012 of 2013.

Bijkomend: is al nagezien of de voorgestelde software voldoet aan de bepalingen van de wet? Na te zien in elk geval.

[Pelikaan]

Ik vermoed dat U bedoelt dat met de nieuwe appartementswet alle meergezinswoningen met meer dan 20 appartementen vanaf het boekjaar 2013 wettelijk verplicht een dubbele boekhouding er moeten op nahouden.
In onze VME heeft de professionele Syndicus beroep gedaan op een gespecialiseerd softwarebedrijf.
De kosten bedragen 195€ per jaar.
Met dit systeem kunnen tot 25 Mede-eigenaars via een paswoord de boekhoudkundige toestand opvolgen.
Op mijn vraag tijdens de vorige jaarlijkse Algemene Vergadering waarom deze kosten niet behoren tot het eigen werkingskosten van de Syndicus (en bijgevolg gespreid over meerdere gebouwen in beheer bij het Syndickantoor) werd gesteld dat met dit systeem een licentie toegekend wordt per gebouw.
Een Mede-eigenaar (zelfstandige met meerdere bedrijven zoals bvba en nv) heeft dit bevestigd.
Het is aan de Algemene Vergadering om deze onkosten te aanvaarden of niet.

[roharro]

In de verslagen van 2012 en 2013 staat hieromtrent niets vermeld.

Het zou een éénmalige kost zijn.
Mijn standpunt is dat het een investering is in een instrument dat hij gebruikt (zoals zijn pc en bureaustoel).
Het contract dat we met hem hebben is een klassiek syndicuscontract met forfaitair tarief (behoudens bijkomende opdrachten voor de VME of privatief).

[Luc]

In onze VME heeft de professionele Syndicus beroep gedaan op een gespecialiseerd softwarebedrijf.
De kosten bedragen 195€ per jaar.
Met dit systeem kunnen tot 25 Mede-eigenaars via een paswoord de boekhoudkundige toestand opvolgen.
Op mijn vraag tijdens de vorige jaarlijkse Algemene Vergadering waarom deze kosten niet behoren tot het eigen werkingskosten van de Syndicus (en bijgevolg gespreid over meerdere gebouwen in beheer bij het Syndickantoor) werd gesteld dat met dit systeem een licentie toegekend wordt per gebouw.
Een Mede-eigenaar (zelfstandige met meerdere bedrijven zoals bvba en nv) heeft dit bevestigd.
Het is aan de Algemene Vergadering om deze onkosten te aanvaarden of niet.

Is de licentie gebonden (= eigendom) van de VME of van de syndicus?
Is het zeker dat een andere syndicus met dat pakket verder zal/kan werken?
Zijn er vlotte mogelijkheden tot correcte transfer van de boekhouding van vorige jaren naar een ander pakket?
Welke zijn de garanties?

[roharro]

In de afrekening van de (professionele) syndicus tref ik een aangerekende kostenpost aan (570 EUR) die omschreven wordt als:
"Omschakeling boekhoudstelsel" - toepassing nieuwe wetgeving boekhoudstelsel.

Naar verluidt zou het de kostprijs zijn van de nieuwe boekhoudsofware.

Naar mijn mening is dit een investering voor het syndicuskantoor die niet aan de VME mag worden aangerekend (vermoedelijk rekenen ze dezelfde kost aan aan tientallen andere VME's).

Mijn vraag is dus: mag syndicuskantoor de kostprijs van deze omschakeling doorrekenen? Het gebouw telt 16 appartementen.

Neen, behalve als dat contractueel en vooraf is overeengekomen = expliciete beslissing AV 2012 of 2013.

Bijkomend: is al nagezien of de voorgestelde software voldoet aan de bepalingen van de wet? Na te zien in elk geval.

Teneinde goed voorbereid te zijn nog volgende vragen:


1) kan de syndicus (zonder voorafgaande beslissing van de VME) buiten zijn normale vergoeding kosten aanrekenen voor de tijd besteed aan het overzetten van gegevens uit het "oude" boekhoudsysteem naar het "nieuwe rekeningstelsel"?

2) indien 1) niet negatief beantwoord: aangezien het gebouw slechts 16 appartementen telt volstaat een vereenvoudigde boekhouding; kan de syndicus dan kosten aanrekenen voor het overschakelen naar een volledig boekhoudingssysteem gebaseerd op het nieuwe verplichte rekeningstelsel voor gebouwen met meer dan 20 appartemeten (dat dus niet wettelijk verplicht is in dit geval)?

[Luc]

1) kan de syndicus (zonder voorafgaande beslissing van de VME) buiten zijn normale vergoeding kosten aanrekenen voor de tijd besteed aan het overzetten van gegevens uit het "oude" boekhoudsysteem naar het "nieuwe rekeningstelsel"?

Ja, maar met mate, vermits hij het “oude” systeem grondig kent.[/quote]

2) indien 1) niet negatief beantwoord: aangezien het gebouw slechts 16 appartementen telt volstaat een vereenvoudigde boekhouding; kan de syndicus dan kosten aanrekenen voor het overschakelen naar een volledig boekhoudingssysteem gebaseerd op het nieuwe verplichte rekeningstelsel voor gebouwen met meer dan 20 appartementen (dat dus niet wettelijk verplicht is in dit geval)?

Ja, mits hij zijn maandelijks ereloon verminderd (overheadkosten voor kleine VME zijn verminderd, want eenzelfde systeem voor kleine en grotere VME).

Het nieuwe boekhoudingsysteem is van toepassing op ALLE VME, tenzij de AV vooraf anders beslists voor de VME van minder dan 20 appartementen

Art. 577-8 § 4 17°
(…) Elke mede-eigendom die met uitzondering van de kelders, de garages en de parkeerplaatsen minder dan twintig kavels omvat, mag een vereenvoudigde boekhouding voeren (…)

Uit deze bepaling volgt dat de vereenvoudigde boekhouding mag, maar niet moet. Het is in het belang van de syndicus om slechts één boekhoudingssysteem te hebben.

Persoonlijk ben ik van mening dat het op termijn loont voor kleinere VME de gewone boekhouding (KB 12.07.2012) te gebruiken, en niet de vereenvoudigde boekhouding.