Minimum inhoud van de notulen van een AV van een VME

[Goliard]

De wet, dd. 02.06.10, stipuleert dat de syndicus de beslissingen genomen tijdens de zitting notuleert.

Maar er is toch een gewettigd vermoeden dat er méér dan de loutere "beslissingen" dienen voor te komen in de notulen.

BV:
- de nominatieve lijst van de aanwezige mede-eigenaars en de vertegenwoordigers met een geldige volmacht;
(een vorwaarde om de rechtsgeldigheid van de vergadering te bepalen);

- een elemnetaire notulering van de motiveringen van de beslissingen;

- de controle op de uitvoering (of niet) van de beslissingen van de vorige AV;

- enz ...

Graag de opinie van bevoegde en deskundige forum-collega's.

Dank U!

[Luc]

De wet, dd. 02.06.10, stipuleert dat de syndicus de beslissingen genomen tijdens de zitting notuleert.

Maar er is toch een gewettigd vermoeden dat er méér dan de loutere "beslissingen" dienen voor te komen in de notulen.

Een “gewettigd vermoeden“ dient gebaseerd te zijn op een wettelijke bepaling.

- de nominatieve lijst van de aanwezige mede-eigenaars en de vertegenwoordigers met een geldige volmacht; (een voorwaarde om de rechtsgeldigheid van de vergadering te bepalen);

JA. Dient gevoegd als bijlage aan de PV en maakt er inherent deel van uit.

- een elementaire notulering van de motiveringen van de beslissingen;

NEEN, omdat de volmacht werd toegestaan = alle relevante informatie dient gegeven te zijn ten laatste met de uitnodiging.
Het is aan de VME (= de syndicus als zijn vertegenwoordiger) om zo nodig aan te tonen dat de leden van de AV voldoende geïnformeerd waren om met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen.

- de controle op de uitvoering (of niet) van de beslissingen van de vorige AV;

NEEN. Dient vermeld in het zesmaandelijks verslag van de raad van mede-eigendom, afzonderlijk overgemaakt aan de leden van de AV ten laatste met de uitnodiging voor de AV, of binnen de 30 dagen na de betrokken periode.

[Goliard]

@Luc

DANK voor je gewaardeerde reacties.

Een bijkomende vraagje bij je antwoord betreffende "..volmacht, relevante informatie ...):
Begrijp dit NIET goed!
Zit zelf al twintig jaar als mede-eigenaar in een VME en heb nog NOOIT enige "relevante informatie" re agendapunten bij de uitnodiging aangetroffen; wèl de dagorde met een opsomming van de agendapunten!!!
Quid?

Is dit dan een "legale verplichting" die door de syndicus niet werd uitgevoerd?

En vervolgens een vraag bij je opmerking betreffende de "controle op de uitvoering van de vorige beslissingen": stel dat bepaalde beslissingen (van de vorige AV) NIET werden uitgevoerd en dit te lezen staat in het halfjaarlijks verslag van de RVME?
Moet dit halfjaarlijks verslag (met of zonder in houd) dan vooraf in de dagorde vermeld worden en ook in de nieuwe notulen geacteerd worden?
En kan de bespeking ervan dan niet leiden tot nood aan nieuwe beslissingen?

Enne ... HOE verloopt de zitting dan verder ... vermits de aangehaalde tekortkoming dan weer NIET als dusdanig als agendapunt voorkomt??
Quid?
Imbroglio alom!?

En dan nog dit: het halfjaarlijks verslag is bestemd voor de mede-eigenaars; in principe hoort (leest) de syndicus dit verslag eerst in de loop van de zitting ...
Quid?

Dank voor je eventuele reactie.

[Luc]

Een bijkomende vraagje bij je antwoord betreffende (...)

Het beknopt antwoord is:
Als de VME niet kan aantonen aan de rechter, bij betwisting, dat zij de relevante informatie transparant ter beschikking heeft gesteld aan allen, dan loopt zij het risico dat bepaalde beslissingen vernietigd wordt.

Vooral als de betrokken mede-eigenaar iemand volmacht heeft gegeven en dus “vertegenwoordigd” was. De mandaatgever moet op het ogenblik dat hij mandaat geeft toegang hebben tot de relevante informatie, opdat hij concrete instructies kan geven aan zijn mandaatdrager.

In sommige gevallen is het zelfs mogelijk dat een "ja” stemmer bepaalde beslissingen kan laten vernietigen. Door de toepassing van het adagio “fraus omnia corrumpit” kan de rechter zelfs alle beslissingen van die AV vernietigen, wat al gebeurt is (inclusief dwangsommen).

De wetgever heeft het vermelden van relevante "informatie" enkel tijdens de AV bewust alle bewijskracht ontnomen, om de klassieke manipulatie te vermijden. De huidige methode is deze opgelegd in het gemeen recht (dwz de gestelde lichamen, zoals een gemeenteraad).

Lees eens het reglement over de werking van de gemeenteraad in je gemeente. En zie na hoe zij omspringen met het verspreiden van informatie aan de raadsleden (inclusief de oppositie).

Een meer uitgebreid antwoord is vandaag niet mogelijk wegens tijdsgebrek.

[Goliard]

@Luc

Dank voor de verstrekte interpretatie.

Pragmatisch nu:
Ik kreeg, aangetekend, de dagorde voor de a.s. SAV van de VME toegestuurd.
Op deze dagorde komen 13 agendapunten voor; bij géén enkel van deze punten wordt enige "relevante informatie" verstrekt!

Wil dit betekenen dat eventuele "beslissingen" op dergelijke AV dan ongeldig zouden zijn?
Quid?

Kan (of moet), bij de aanvang van de zitting, op deze tekortkoming gewezen worden?
Moet de AV dan eventueel ontbonden worden?
Quid?

DANK voor uw reactie.

[Luc]

Pragmatisch nu:.

Vraag dringend schriftelijk (email, ,...) inzage in het syndicuskantoor van de stukken van alle punten voor de AV. Volg hierbij de eventuele richtlijnen die in de brief of statuten staan.

Zorg ervoor dat u die stukken kan inzien, zo mogelijk 10 dagen op voorhand. Neem van de stukken die u interessereen een foto of vraag kopieën. Stel onmiddellijk (niet in het kantoor) schriftelijk uw vragen aan de syndicus voor de aanvang van de AV.

[Luc]

Wil dit betekenen dat eventuele "beslissingen" op dergelijke AV dan ongeldig zouden zijn?
Quid?

Mogelijks, maar niet zeker (hangt af van het belang van elk punt afzonderlijk)

Kan (of moet), bij de aanvang van de zitting, op deze tekortkoming gewezen worden?

Op deze tekortkoming dient vooraf schriftelijk gewezen (zie mijn antwoord hiervoor), vooral als blijkt dat de syndicus geen stukken kan voorleggen in zijn kantoor.

Moet de AV dan eventueel ontbonden worden?
Quid?

Een uitnodiging kan niet geannuleerd worden (behalve door de syndicus zelf), maar de AV kan wel beslissen dat alle/meerdere punten worden uitgesteld tot de syndicus de nodige stukken kan voorleggen. De AV kan punt per punt bij motie voor orde een termijn vastleggen, plus eventueel mogelijke sancties (Vb: bijkomende AV op zijn kosten).