Doorgeven van syndicus mandaat

[redme]

Syndicus X meld per brief op 06 08 2012 aan alle eigenaars van VME dat het mandaat werd overgenomen van syndicus Y vanaf de datum van 01 07 2012.
De overeenkomst met syndicus Y liep normaal tot 19 01 2014.
Syndicus Y werd niet ontslagen, heeft geen ontslag gekregen en melde niets van deze overdracht aan VME.
Er werd bij overdracht ook geen vermogen staat of afrekening gemaakt tussen beide.
Kan dit zomaar?
Blijken nu op AV jan 2013 dat op de afrekening van boekjaar bedragen staan voor beheerskosten van 3 en 4 jaar geleden. Nog vlug geboekt door syndicus Y (om afrekening wat bij te werken?) Deze bedragen worden ook doorgerekend aan nieuwe eigenaars die op dat ogenblik nog geen eigendom hadden.
Een nieuwe overeenkomst werd door syndicus voorgelegd op AV jan 2013, maar er heeft geen stemronde hierover plaats gehad op de AV.
Moet syndicus eerst niet de orige overeenkomst verder zetten tot jan 2014?
Graag jullie deskundig antwoord.

[roharro]

Bij overgang naar een andere syndicus is de normale gang van zaken dat de oude syndicus een afrekening opstelt op de datum waarop zijn diensten stoppen. Hoe kan hij anders voor een laatste maal kwijting verkrijgen vanwege de VME? De nieuwe syndicus start dan vervolgens met een "schone lei". Zonder deze stappen te volgen zou de nieuwe syndicus verantwoordelijkheid dragen voor de mogelijke fouten van de vorige syndicus. Het is ook aan te raden dat de nieuwe syndicus nieuwe bankrekeningen opent voor de VME. Zo is het telkens verlopen bij de veranderingen van syndicus die ik zelf heb meegemaakt.

[float]

De nieuwe syndicus is onwettig bezig.

De afrekening is niet nodig. Een afrekening kan pas opgesteld worden aan het einde van het boekjaar. Daarom is het ook onmogelijk om tussentijdse afrekeningen op te stellen omdat sommige jaarkosten niet per se in die periode vallen en daarom pro rata berekend moeten worden achteraf. De afrekeningen wordt opgesteld door de nieuwe syndicus aan het einde van het boekjaar.

Daaruit volgt eveneens dat de nieuwe syndicus zal voortdoen op basis van de boekhouding die werd opgesteld door de oude syndicus.

In se is het dus ook niet noodzakelijk om onmiddellijk de kwijting aan de uittredende syndicus te verlenen omdat een sluitende boekhoudkundige controle pas kan uitgevoerd worden nadat het boekjaar werd afgesloten.

Je kan het vergelijken met een vennootschap. Het is niet omdat de boekhouder ontslag neemt dat het boekjaar wordt afgesloten. Er wordt gewoon verder gewerkt met het lopende boekjaar.

[roharro]

Ik heb vier syndici die afrekenen per kwartaal. Uiteraard wordt er dan over die vier afrekeningen nog kwijting verleend eens per jaar door de jaarlijkse AV van de VME.
De overgangen naar een nieuwe syndicus die ik heb meegemaakt waren telkens te wijten aan malversaties van de oude syndicus. Geen ENKELE nieuwe syndicus kon worden gevonden die bereid was over te nemen zonder tussentijdse "afsluiting". Sommige van die afrekeningen met vorige syndici zijn nog steeds lopend (wegens niet correcte boekhouding...zelfs quasi ontbreken ervan) en zullen waarschijnlijk een gerechtelijk staartje krijgen.

[float]

Wat is het nut van tussentijdse afrekeningen?

Syndici weten blijkbaar niet dat zij niet aansprakelijk kunnen gesteld worden voor zaken die zij niet tijdens hun mandaat hebben gedaan. Het is logisch dat er controle is wanneer een syndicus zijn mandaat stopt, maar dat leidt niet tot een afsluiting van het boekjaar.

[roharro]

Wat is het nut van tussentijdse afrekeningen?

Syndici weten blijkbaar niet dat zij niet aansprakelijk kunnen gesteld worden voor zaken die zij niet tijdens hun mandaat hebben gedaan. Het is logisch dat er controle is wanneer een syndicus zijn mandaat stopt, maar dat leidt niet tot een afsluiting van het boekjaar.

Dat er korter op de bal wordt gespeeld met eigenaars die slechte betalers zijn....en in alle gebouwen die ik ken zijn die er!

Syndici kunnen inderdaad niet aansprakelijk worden gesteld voor iets waar ze geen schuld aan hebben, maar ze moeten dat wel kunnen bewijzen. Door een "nieuwe" start te nemen beperken ze dat risico en blijven de verantwoordelijkheden van de verschillende syndici die elkaar opvolgen beter afgelijnd.

Men moet voor ogen houden dat het feit dat men een nieuwe syndicus aanstelt meestal te wijten is aan grove fouten van de vorige syndicus. In het laatste geval dat ik nu meemaak nam dat erge proporties aan: geen enkele rekening-courant van de mede-eigenaars blijkt te kloppen wegens verkeerde of ontbrekende inboekingen, lijst van eigenaars appartementen vertoont veel fouten, afrekeningen werden verstuurd naar vorige eigenaars die reeds vijf jaar geleden verkocht hadden, enz.....

[float]

De syndicus kan optreden op basis van de beslissing van de AV waarbij het budget werd goedgekeurd. Afgaande op de informatie gaat het om mede-eigenaars die hun voorschotten niet betalen.
Er is dus geen nood aan afrekeningen want die kunnen de facto ook niet correct zijn omdat afrekeningen maar correct kunnen opgesteld worden aan het einde van het boekjaar. M.a.w. wanneer de commissaris zijn controle heeft uitgeoefend en de AV het boekjaar heeft goedgekeurd dan pas worden de voorschotten definitief.
Bovendien zorgt het voor nutteloze administratieve kosten.

Er kan tussentijds alleen worden vastgesteld dat de boekhouding correct werd gevoerd en het administratief en technisch beheer al dan niet correct werd gevoerd, maar daar stopt het ook.

[roharro]

De syndicus kan inderdaad slechts kwijting worden verleend na nazicht rekeningen en stemming AV.
Maar dat betekent niet dat de tussentijdse afrekeningen niet correct kunnen zijn in de mathematisch/boekhoudkundige betekenis van het woord.
Akkoord dat het slechts een bijkomend zicht geeft op het administratief en technisch beheer en dat het ook zonder kan spreekt vanzelf.

[Mercury]

Volgens mij kan een syndicus zomaar zijn mandaat niet "doorgeven" aan een andere syndicus.
Het is de AV die de syndicus ontslaat of zijn ontslag aanvaardt.
Het is eveneens de AV die de nieuwe syndicus aanvaardt en mandateert.
De "oude" syndicus kan dus niet zomaar zijn opvolger installeren; het zijn de eigenaars die hierover beslissen!
Het kan best zijn dat zij de nieuw voorgestelde syndicus niet willen.

[marc mortier]

De opmerking van Mercury is pertinent; de aanstelling/keuze van een syndicus is een zeer belangrijke aangelegenheid in het leven van een VME.

[float]

Dat is ook juridisch zo. De aanstelling van de syndicus is een persoonsgebonden contract.
Zoals al gezegd, de nieuwe syndicus is onwettig aan het handelen.

[j.demoor]

“Art.577-8,§4...15° de algemene vergadering vooraf om toestemming te verzoeken voor alle overeenkomsten tussen de vereniging van mede-eigenaars en de syndicus...”(Burgerlijk Wetboek=B.W.).

‘dat het mandaat werd overgenomen van syndicus Y’

De procedure voor het beëindigen van syndicusmandaat X maakt ongetwijfeld deel uit van diens overeenkomst met de vereniging van mede-eigenaars. Er dient dus toegezien op de naleving ervan.
Het sluiten van een overname-overeenkomst met een nieuwe syndicus Y is ongetwijfeld geen ‘bewarende maatregel of daad van voorlopig beheer’ in de zin van art.577-8,§4,4° B.W.