organisatie stemming over meerdere offertes

[pagan23]

Wij hebben binnenkort een algemene vergadering van onze residentie (30 app'n en 28 garages) om een externe syndicus aan te stellen. Onze residentie heeft nog nooit een syndicus gehad, wij hebben immers altijd aparte syndici en AV'n gehad voor de 5 afzonderlijke deel-gebouwen.

Daar er dus geen syndicus is om een algemene vergadering bijeen te roepen, heb ik dit deze keer gedaan (er zijn al 2 mislukte pogingen geweest).

Ik heb nu de volgende vragen:

1) Er zijn in totaal 5 offertes van kandidaat-syndici waarover gestemd zal worden. Hoe kan ik deze stemming best houden?

Mijn denkpiste: 5 stemmingen waar elke ME ja/neen/onthouding kan stemmen over elk van de 5 offertes. Winnaar is deze met procentueel (ja/ja+neen) meeste stemmen (minstens 50 %). Dit is dus niet noodzakelijk de offerte met de meeste ja stemmen.

Andere manier die ik ergens heb gelezen: verschillende stemrondes houden waarbij elke ME zegt voor welke offerte hij stemt; de offerte met minste aantal stemmen wordt verwijderd in de volgende ronde en zo verder doen totdat 1 offerte de vereiste meerderheid heeft. Deze manier werd veel gebruikt denk ik voor de nieuwe wet er was.

Probleem met deze laatste volgens [art 577-6, §10]: vermelding van de ME die tegen/onthouding hebben gestemd. Wie zijn de ME die hebben tegen gestemd als er met stemrondes wordt gewerkt? Mijn interpretatie van dat artikel is dat ALLE stemmingen op een AV via ja/neen/onthouding moeten gebeuren. Is mijn interpretatie verkeerd?

2) In de agenda voor de AV heb ik vermeld dat er een stemming is over de aanstelling van de syndicus. Ik heb echter niet gezegd vanaf wanneer de aanstelling begint. Betekent dit, als er een syndicus is verkozen, deze ook effectief syndicus is van onze residentie vanaf het einde van de AV?

3) Buiten de voorzitter van de AV en syndicus is er in de wet ook sprake van een secretaris. Wat is de bevoegdheid van deze persoon op de AV? Volgens de wet stelt de syndicus immers "de notulen van de beslissingen op die worden genomen door de algemene vergadering".

4) Notulen van de AV: hierover heb ik al verschillende en uiteenlopende meningen gelezen. Is het enkel een weergave van de genomen beslissingen ZONDER bijkomende informatie, zoals bv de (mogelijk belangrijke) standpunten die enkele ME's hebben geuit tijdens het debat? Zijn het dan ook deze (ondertekende) notulen die na de AV naar alle ME's moet gestuurd worden of is dit een meer uitgebreid "verslag".

5) Nog een vraag over de notulen. Ik ga op de AV geen computer hebben om de notulen te noteren en geen printer om ze af te printen. Op het einde van de AV moeten de notulen wel ondertekend worden en mogen niet meer gewijzigd worden. Hoe kan ik dit best aanpakken?
Mogelijks kan ik al een groot deel van de notulen op voorhand maken op de PC, maar bv de stemmingsresultaten en de tegen stemmen zou ik ter plekke met de hand kunnen bijnoteren.

Alle informatie en suggesties, zeker over punt 1, zijn welkom.

Alvast bedankt.

[observer-old]

1. Er moet niet gestemd worden over de offertes, er moet gestemd worden over de SYNDICUS, en bvb de 5 kandidaten kunnen hun offertes komen uitleggen en verdedigen, de AV kan er nadien nog over beraadslagen, maar pas daarna een stemming houden over de aan te stellen SYNDICUS
2 als dat punt bvb punt 2 is van de dagorde, kan die verkozen syndicus vanaf punt 3 van die vergadering aan de slag als syndicus, maar het verandert volgens mij niets aan het verloop van de rest van vergadering zelf : hij kan best goed luisteren en acte nemen van wat er nog besproken, beraadslaagd en eventueel gestemd wordt ( want hij/zij zal het moeten uitvoeren)
3. de taak van een Voorzitter en een Secretaris van de Algemene Vergadering houdt op met de Vergadering zelf, heeft dus geen functie binnen, en is evenmin een orgaan van, VME, wat bvb de syndicus wettelijk wel is, maar de syndicus dan weer is zelf ook lasthebber van de AV , in de wetenschap dat een Algemene Vergadering van de Mede-eigenaars het hoogste gezag heeft binnen een VME, en het was de bedoeling van de wetgever althans, de inspraak van de mede-eigenaars meer te doen wegen op het bewind van de VME, wat slechts mogelijk is als het gehele bewind transparant genoeg is, wat blijkbaar niet overal zonder slag of stoot zal gebeuren noch onmiddellijk voor de hand ligt
4. Over de NOTULEN bvb heb ik evenmin als u zicht op wat moet en wat kan, en kijk ik uit naar de inbreng van anderen

[Luc]

De PV van de beslissingen wordt opgesteld door de syndicus, die 100% verantwoordelijk is voro de organisatie van de AV. Hoe kan men rechtsgeldig een PV opstellen als men niet deelnam als syndicus?

De verkiezing van de syndicus dient als laatste punt opgenomen in de dagorde (of verplaatst). De ex-syndicus stelt de PV op ter zitting, onmiddellijk na de stemming over de aanstelling van de nieuwe syndicus en maakt hem over binnen de 8 dagen aan de nieuwe, gevolgd door het geld, de boekhouding, de sleutels, het archief, ... binnen de 30 dagen.

Art. 577-6. § 10.
De syndicus stelt de notulen van de beslissingen op die worden genomen door de algemene vergadering met vermelding van de behaalde meerderheden en de naam van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden.
Deze notulen worden aan het einde van de zitting en na lezing ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris en door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.

[Luc]

1) De tweede manier toepassen, met de wettelijke vermeldingen per stembeurt, tot één syndicus de wettelijke meerderheid (ja> 50%*(ja+een)) behaalt. Dat kan eigenaardige resultaten opleveren, maar het komt aan de syndicus en voorzitter toe om de aanwezigen daarop attent te maken.

2) Punt als laatste punt behandelen. deze dagorde wijziging kan beslist worden door de voorzitter van de AV bij ordemotie (zie mijn vorig antwoord). Elke wijziging gaat in om 00:00, behalve een overlijden. De oude syndicus kan wel geen handelingen stellen als syndicus, maar wel als zaakwaarnemer. De bevoegdheden van een zaakwaarnemer zijn in toepassing van het gemene recht veel beperkter dan deze van een syndicus.

3) De secretaris stelt de PV niet op, maar neemt nota van alles en vergelijkt zijn nota’s met deze’ van de syndicus. In het geval dat deze niet overeen stemmen meldt hij dat aan de voorzitter. Zo er geen rekening mee gehouden wordt vermeld hij dat in marge van de PV vooraleer deze te tekenen. Dit is terug gemeen recht. De inhoud van de PV is een gezamenlijke, maar geen collegiale, verantwoordelijkheid van de syndicus, voorzitter en secretaris.

4) De PV van de beslissingen is een weergave van de voorgelegde tekst, zoals vermeld in de uitnodiging, de gegevens van de stemming en het uiteindelijk resultaat (aanvaard of niet). Het is geen beknopt verslag van de uitleg gegeven door de voorsteller, de commentaar van de syndicus en de deliberatie tussen de stemgerechtigde mede-eigenaars noch de tussenkomsten van de niet-stemgerechtigde mede-eigenaars. De wetgever heeft dat uitdrukkelijk verboden, omdat deze samenvatting onvermijdelijk eenzijdig en partijdig is zolang ze niet opgesteld wordt door een professionele onpartijdig persoon.

5) Concrete mogelijke opstelling van de notulen zonder PC:
- één blad per punt
- bovenaan de tekst zoals vermeld in de uitnodiging (kan normaal niet meer gewijzigd worden)
- een witruimte voor de eventuele wijziging van de tekst van het punt (schuin dooorstrepen indien niet gebruik)
- gevolgd door een tabel van de stemgerechtigde mede-eigenaars, met een aantal kolommen (met o.a. “aanwezig”, “vertegenwoordigd”, “afwezig”, en ook “ja”, “neen”, “onthouding”)
- gevolgd door de vermelding op één lijn: “… ja stemmen, … neen stemmen, … onthoudingen. In het totaal … stemmen ja+neen”;
- gevolgd op een tweede lijn door “de ja-stemmen vertegenwoordigen …% van de ja+neen stemmen.”
- op de 3de lijn : “Het voorstel is heeft de wettelijke meerderheid van 50%+1 niet behaald/behaald (schrappen wat niet past) en werd niet aanvaard/aanvaard schrappen wat niet past).”
- met de hand vermelden: "vier wooredn doorhaald" of "twee woorden doorhaald", naargaeang het voorstel aanvaard werd of niet.
- de rest van die bladzidje diagonaal doorstrepen.

Deze wijze van werken laat toe om alles maximaal voor te bereiden op een geordende en overzichtelijke wijze.