De initiële vraag was:
Bijzondere rapportering = De Raad van Mede-Eigendom bezorgt de Mede-Eigenaars een omstandig halfjaarlijks verslag over de uitoefening van zijn taak. Art. 577-7, §1, 1°, c. BW.
Volgens de nieuwe wet zal de RME semestrieel, dus tweemaal per jaar verslag uitbrengen aan de Mede-Eigenaars, dus eenmaal op de jaarlijkse AV en eenmaal via een "tussentijds verslag". Deze rapportering dient steeds schriftelijk, gedetailleerd en waarheidsgetrouw te zijn.
De RME heeft een toezicht functie op de syndicus.
Ik werd door de AV verkozen tot vertegenwoordiger van de RME.
Wat als de syndicus me geen informatie geeft over zijn werk gedurende het werkjaar, mijn mails onbeantwoord laat, enz? Hoe kan er dan toezicht uitgeoefend worden? Wat kan ik ondernemen?
Persoonlijk volg ik de mening van Sirius-Dogstar, zoals uitgedrukt op 22 jan 2012 16:28, maar wel met die nuance dat het begrip “de leden van de raad van mede-eigendom kunnen overleggen met mede- eigenaars over …” enkel kan als dit overleg transparant voor alle mede-eigenaars gebeurt.
Dwz geen verdoken overleg met een beperkte groep van mede-eigenaars op basis van bijvoorbeeld documenten van de VME, die enkel toegankelijk zijn voor de commissaris van de rekeningen. Vergeet niet dat deze laatste de stukken meestal 3 à 15 maand vroeger ziet dan de mede-eigenaar. Hij heeft toegang tot alles (zoals de raad van mede-eigendom), maar een mede-eigenaar enkel tot deze relevant voor de besluitvorming tijdens de eerstvolgende AV, voor zover hij het bestaan ervan kent.
Zo de commissaris van de rekeningen een stuk bemerkt dat relevant is voor een mede-eigenaar (= zou moeten meegedeeld worden door de syndicus aan betrokken ME, maar niet is gebeurt), is hij verplicht als mandataris van de VME dit te melden aan de raad van mede-eigendom. Deze laatste vermeld dat in hun verslag (semestrieel of dringend naargelang het geval).
De commissaris van de rekeningen dient dit te doen, zelfs al druist deze melding in tegen zijn eigen privé belangen als mede-eigenaar. Zo niet riskeert hij persoonlijk verantwoordelijk gesteld te worden voor de gevolgen ervan.
Bovenstaande baseert zich op een heel concrete en zeer recente ervaring met het wegmoffelen van relevante documenten in de boekhouding en het misbruik van de kennis ervan door de betrokken commissaris van de rekeningen (in dat geval drie).
Hoe kan anders dit misbruik vermeden worden of het misbruik duidelijk aangetoond, zonder bij de rechter te moeten gaan, rekening houdend met het feit dat de wet slechts een kader biedt en geen handleiding?
Mogelijke werkwijze om dit te vermijden zonder gerechtelijke procedures:
In het reglement van mede-eigendom duidelijk stellen dat de informatie in bezit van de commissaris van de rekeningen en de leden van de raad van mede-eigendom vertrouwelijk is, en slechts mag verspreid worden via het semestrieel verslag (of een dringend verslag).
In dit reglement ook duidelijk stellen dat de syndicus het recht heeft om informatie in te winnen bij mede-eigenaars, en bij onafhankelijke experten, voor wat betreft de uitvoering van de beslissingen van de AV, maar dat hij zich niet mag steunen op deze informatie als verantwoording van een uitvoeringbeslissing. Hij blijft integraal en 100% verantwoordelijk (Art. 1994 BW).
Beide toezichtsorganen daarentegen mogen melding maken aan de andere mede-eigenaars van de informatie die zij hebben gegeven aan de syndicus, maar zij moeten dat wel doen aan alle mede-eigenaars
gelijktijdig. En zij zijn
individueel verantwoordelijk voor de informatie die zij hebben gegeven.
Zij kunnen dus geen delegatie geven aan een voorzitter, vertegenwoordiger, … om hen als orgaan te vertegenwoordigen bij de syndicus.
Dit informatierecht van beide toezichtsorganen is niet exclusief. Elke mede-eigenaars mag de syndicus contacteren (en de syndicus elke mede-eigenaar).
Beide organen moeten behoedzaam omspringen met de informatie die zij bezitten, maar welke niet gekend is door elke mede-eigenaar. Elke partijdige mededeling ervan riskeert de betrokken beslissing van de AV onrechtmatig te maken en dus vernietigbaar.
Concreet gaat het hier om de toepassing van Art. 1994 BW, en vooral het gedeelte gemarkeerd in het vet door mij:
Art. 1994. De lasthebber is aansprakelijk voor hem die hij bij de uitvoering van zijn opdracht in zijn plaats gesteld heeft :
1° wanneer hij de macht om iemand in zijn plaats te stellen niet heeft bekomen;
2° wanneer hem die macht wel is verleend, maar zonder aanwijzing van een bepaalde persoon, en degene die hij daartoe gekozen heeft, blijkbaar onbevoegd of onvermogend was.
In alle gevallen kan de persoon die door de lasthebber in zijn plaats is gesteld, door de lastgever rechtstreeks worden aangesproken.
De leden van de raad van mede-eigendom en de commissaris van de rekeningen zijn lasthebbers van de VME, met als opdracht toezicht te houden. Zij zijn niet bevoegd om de syndicus te adviseren. Adviseren is deelnemen aan het beheer. Men neemt in een advies een bepaalde stelling in, waarmee het beslissingorgaan rekening moet houden (maar er wel gemotiveerd mag van afwijken). Cfr. de actuele problemen rond de benoeming van de hoogste politieambtenaar.