Een graadmeter om te zien of een syndicus een goede syndicus is, is kijken naar het verloop.
Bij ons bedraagt dat verloop wel geteld nul (0). Dit gespreid over een periode van 35 jaar. Qua statistische significantie kan dat tellen, vind ik.
Dus: 100+ gebouwen beheren en toch een meerderheid van tevreden klanten hebben: ja, dat kan. Mits weliswaar een goede organisatie.
Het geheim is - denk ik - zorgen dat de gebouwenbeheerder op het einde van elk jaar verantwoordelijk gehouden kan worden voor het volledige beheer en er - zoals Luc terecht aanhaalt - zo weinig mogelijk tussenschakels zijn.
Stel één verantwoordelijke per gebouw aan die overzicht houdt over facturatie / boekhouding / bestelopdrachten / organisatie AV.
Zo vermijd je inderdaad pijnlijke situaties waar tijdens een AV een vraag gesteld wordt over de boekhouding en waar de syndicus of zijn vertegenwoordiger zaken moet antwoorden in de trant van "jamaar, ik sta daar niet voor in, ik vraag het maandag na en contacteer u dan" of nog erger "meneer/mevrouw, wij beheren X gebouwen,...".
Wij werken met zo'n verticaal systeem (1 iemand verantwoordelijk per gebouw voor alles) en dat werkt zeer goed. Er is immers niemand waarop je de schuld voor falen/problemen kan afschuiven en het ligt in de natuur van de mens (althans, in de natuur van die mens die je als syndicus in je kantoor wil als medewerker) om ervoor te zorgen dat die AV vlekkeloos kan verlopen.
Zorg dat je competente mensen aantrekt met een bescheiden ego: investeer in opleiding en zorg dat ze door en door weten waarmee ze bezig zijn. Ik vind het belangrijk dat een syndic-medewerker door en door weet hoe mede-eigendom werkt. Zo dat niet het geval is gebeuren er vroeg of laat ongelukken.
Kortom, leer je medewerkers vanaf dag 1 de valkuilen kennen en geef ze mee dat "aan de alarmbel trekken" beter wat te vaak dan één keer te weinig voorvalt.
Fouten zullen en mogen gemaakt worden, het geheim van een goede organisatie is echter dat ze een systeem kan inrichten waarbij de gevolgen van gemaakte fouten beheersbaar blijven.
Los van bovenstaande nogal naar reclame-ruikende praat vind ik dat in alles de redelijkheid moet primeren: wanneer we de nieuwe appartementswet echt strikt en tot op de letter willen naleven, dan is er geen enkele mede-eigendom meer leefbaar.
Enkele eenvoudige voorbeelden:
- kan je het als syndicus commercieel maken om tegen een minderheid van de mede-eigenaars die verzoekt om een bijkomende offerte voor een bedrag onder de "mededingingsdrempel" te zeggen: "sorry, de meerderheid vindt dat er geen bijkomende offerte nodig is en jullie hebben overigens een bedrag vastgelegd dat hoger is dan de door de nieuwe wet ingevoegde mededingingsdrempel" ?
Natuurlijk kan je dat niet.
Wil je het spel hard spelen en de wet strikt toepassen, dan laat je die minderheid maar rustig verder sudderen en mag je je vroeg of laat aan een represaille verwachten. Ik verkies het compromis boven een letterlijke lezing en toepassing van de wet.
- 2 broers die onverdeeld mede-eigenaar zijn van een appartement en al 10 jaar niet meer met elkaar spreken: wettelijk mag er slechts één de kavel vertegenwoordigen op de AV. Je ziet van hier dat dat in theorie wel een prachtig idee is, maar in de praktijk vaak onhaalbaar. Hoe moet je dat oplossen als syndicus ? Keihard zijn en zeggen: "vecht het onder elkaar uit" of diplomatisch zijn en ze beiden uitnodigen, beiden op de hoogte houden en beiden horen in geval van belangrijke beslissingen ? Ik ga voor het laatste.
- adreswijzigingen moeten doorgegeven worden aan de syndicus (nu, uiteindelijk stond dit ook reeds in veel oudere statuten): uitnodiging AV-brief komt terug met de melding "woont niet meer op huidig adres". Moeten we de nieuwe wet toepassen en zeggen: "ge kunt ze kussen, wij hebben onze plicht gedaan en als jij ons niet laat weten waar je nu woont is dat jouw probleem ?" of gaan we opnieuw proberen diplomatisch en flexibel te zijn door de telefoon op te nemen en die persoon op te bellen met de vraag om haar nieuw adres door te geven ? Ik kies het laatste.
- (probleem dat zich hier aan de kust vaak stelt:) wat doe je met vertalingen van officiële VME-documenten ? Gaan we werkelijk enkel de Nederlandse notulen opsturen naar onze Franstalige klanten (die in veel agentschappen in pakweg De Panne of Koksijde gemakkelijk 60% van het klantenbestand uitmaken) ? Of sturen we een vertaling mee ? Ik verkies het laatste, zelfs al krijgen we daarvoor tegenwoordig af en toe de wind van voor vanwege bepaalde Nederlandstalige klanten.
- quid met de notulen: strikte interpretatie van de wet impliceert: "enkel dagordepunten met vermelding van de stemuitslagen weergeven in de notulen". Ja hallo, recent een gevelrenovatie goedgekeurd van meer dan 250.000 euro. Denk je dat de mensen het waarderen wanneer je hen een stuk toestuurt waarin staat: "gevelrenovatie goedgekeurd met 90% van de stemmen" ? Strikt genomen hebben we voldaan aan onze taak, echter, commercieel kan je dat niet maken. Aldus, hoe lossen we dat op ? Notulen worden opgemaakt conform de nieuwe wet én er wordt een toelichting opgemaakt (zonder wettelijk bindende kracht) dat er wordt bijgevoegd.
Ik bedoel maar te zeggen: een strikte lezing van de nieuwe appartementswet kan zeer snel leiden tot escalatie van conflicten. Dit terwijl ik dacht dat het toch een belangrijk onderdeel van de syndicus-opdracht was om de rust en de orde in het gebouw zoveel als mogelijk te bewaren...