AV

[EMW]

Een mede-eigenaar heeft een geluidsopname gemaakt van een AV.

Ik vond hierover het volgende :

Het opnemen van telefoongesprekken waaraan men zelf deelneemt maakt geen schending uit van art. 90 ter en volgende van het wetboek van strafvordering, noch een schending van art. 8 EVRM, noch van artikel 259bis van de strafwet;

Deze opgenomen telefoongesprekken kunnen derhalve gebruikt worden in burgerlijke of strafrechtelijke procedures.
Zie Hof van Beroep Antwerpen, 29 juni 2004, R.W. 2007-2008, 108 met noot;

…

Wat kan, wat kan niet?

Het is wel zo dat onze syndicus zijn notulen steeds afwijken van hetgeen verteld wordt op de vergaderingen en derhalve betrokken mede-eigenaar deze beslissing nam.

[Luc]

Er worden rechtgeldig geen notulen meer opgesteld vanaf 01.09.2010, enkel een PV van de punten ter stemming voorgelegd, het stemresultaat in aantal, met expliciete vermelding van wie zich onthouden en heeft en wie tegengestemd heeft en de daaruit voorvloeiende beslissingen.

De syndicus kan niet meer rechtsgeldig aantonen dat zijn uitgebreide notulen (met vermelding van de "synthese" van de deliberaties en "bijkomende" informatie) opgesteld zijn in uitvoering van de wet (die enkel oplegt wat hiervoor vermeld is) of door de statuten (die mogen niet andersluidend zijn dan de wet voor dat aspect, omdat Art. 577-14 BW dit belet).

Hieruit volgt dat de VME achteraf expliciet moet kunnen aantonen welke informatie ter beschikking stond van alle mede-eigenaars (zie de uitnodiging), ingezien kon worden (belang van de aanpassing van het Reglement van Mede-eigendom), ... . Hierdoor stijgt in de praktijk het feitelijk belang van de inhoud van de uitnodiging. Er is ook een duidelijk verschil tussen wat overgemaakt werd binnen de wettelijke termijnen (rechtstreeks tegenstelbaar) en wat ter beschikking stond voor inzage (bewijslast ligt bij de VME). Hier komt het belang op de proppen van een beveiligde website van de VME en de registratie van de download van bestanden.

De wetgever heeft juist willen vermijden dat mede-eigenaars elkaar bestoken met bandopnames, transcripties, uittreksels ervan, expertises van fysieke integriteit van deze opnames, ... wat uiteindelijk meestal uitmond op een dure strafzaak van lange duur en ondertussen de VME volledig lam legt.

Op basis van de wet van 2010 kan enkel de PV van de beslissingen, en zijn bijlagen (PV van aanwezigheid, uitnodiging, ...), tegengesteld worden aan elke mede-eigenaar (dwz het is aan de mede-eigenaar om te bewijzen dat de inhoud van dit stuk onjuist is). De mogelijke notulen zijn een onderhands stuk van een derde, waarvan de opsteller de juistheid moet aantonen tegenover de andere mede-eigenaars.

Een deurwaarder kan deze opnames verrichten op een bewijskrachtige wijze.

Maar ... hij dient, in uitvoering van zijn plichtenleer, zijn identiteit, het bewijs van zijn erkenning als deurwaarder, de identiteit van zijn opdrachtgever en zijn opdracht zelf bekend te maken bij zijn aankomst aan de organisator van de vergadering (in casu de VME). Als er nog geen voorzitter van de AV is, gebeurt deze bekendmaking aan de syndicus, die dit meldt zodra hij start met het eerste punt (verkiezing van de voorzitter). Bij motie van orde dient de AV vooraf te beslissing of zij de aanwezigheid van deze deurwaarder aanvaard of niet. Deze motie van orde (en zijn resultaat) dient vermeld te worden in de PV.

Als de syndicus deze deurwaarder heeft gevraagd in naam van de VME, dient dit door hem op de dagorde vermeld te staan als eerste punt, na de verkiezing van de voorzitter. Als de AV aanvaard dat een deurwaarder in naam van de VME een geluidsopname zal verrichten, zijn de kosten ten laste van de VME en kan ELK lid van de AV vragen dat de deurwaarder bepaalde vaststellingen doet in het kader van opdracht gegeven door de VME (en niet door de syndicus).

Wat hiervoor vermeld is, is ook gebaseerd op eigen ervaringen (verdoken geluidopnames door een deurwaarder in opdracht van de firma van de syndicus, publieke geluidsopname door mij (GSM), ...), maar ook ervaringen van anderen.

In de praktijk heeft mijn geluidsopname belet dat de syndicus zijn geluidopnames heeft gebruikt. Hij wou gerichte uittreksels overmaken van bepaalde "geregisseerde" incidenten.

Maar ook heeft mijn ervaring aangetoond dat het gebruik van geluidsopnames het probleem doet escaleren. Omdat ik streef naar een burgerlijke oplossing van het geschil, heb ik dan ook ervoor gezorgd dat de geluidsopname (nog) niet werd voorgelegd door geen enkele van de beide groepen.

[EMW]

Bedankt Luc voor de duidelijke uitleg!

Maar is het vastleggen van de vergadering nu verboden of niet. Zoals ik hierboven reeds aanhaalde kunnen telefoongesprekken opgenomen en in rechte gebruikt worden enz...
Ik men mij ook te herinneren wanneer het om zakelijke gesprekken gaat dat het ook kan.

Kan iemand hierover uitsluisel gegeven eventueel adhv wetgeving, rechtsspraak,...?

Bedankt!

[Luc]

Het elektronisch vastleggen van de gesprekken waaraan men zelf deelneemt is niet verboden, maar het kan zijn dat deze opnames niet in rechte aanvaard worden, afhankelijk van de inhoud van de dagvaarding.

Men kan theoretisch echter naar de rechter gaan en vragen dat hij op uw kosten zelf een deurwaarder aanstelt als gerechtelijk expert om die opname (al dan niet met beeld) uit te voeren. Sommige deurwaarders zijn in bezit van de nodige technische installaties om grote AV te registreren (of huren die).

Dat kan nuttig zijn als je vooraf weet op basis van de inhoud van de uitnodiging dat er problemen zullen zijn. De duurste post is de letterlijke en volledige transcriptie, want elk bewijs dient in se schriftelijk en volledig te zijn. Die prijs kan verminderd wordend door de "draft" zelf op te stellen en te laten nazien door de deurwaarder.

Elke persoon, die tijdens de AV zijn naam niet wil bekend maken, is in se anoniem. Met zijn verklaringen kan de rechter geen rekening houden voor het leveren van een bewijs, maar wel voor het aantonen van een context.

Dit advies komt van een deurwaarder met wie ik grondig de diverse mogelijkheden van het leveren van het bewijs van een onjuiste inhoud van een PV mondeling heb besproken in 2009.

In de rand als toegift: het lezen van een uitnodiging voor een gemeenteraad kan nuttig zijn om te weten hoe een uitnodiging dan best opgesteld wordt. De wetgever heeft de inhoud niet in detail vastgelegd. Zie bij wijze van voorbeeld: http://www.dessel.be/file_uploads/3927.PDF?_vs=0_n.

Het is iets in de aard van de toelichtende nota dat de syndicus zal moeten opstellen. In feite is dat de "bijkomende" informatie die hij verstrekte voor 01.09.2010 tijdens de AV.

Let op het feit dat:
- deze toelichtende nota publiek toegankelijk is via de website van de gemeente (= voor alle kiezers) (in de context van de VME wordt dat: toegankelijk voor alle mede-eigenaars, al dan niet met stemrecht, huurders, ...);
- de technische bijlagen van elk punt enkel toegankelijk zijn via het intranet/extranet van de gemeente (in de VME wordt dat: via de gesloten website van de VME).

Deze werkwijze verzwaart wel de werklast van de syndicus vooraf, maar vermindert de duur van de AV (= zijn avondprestaties). In feite zet het hem aan om pro-actief na te denken.

Op termijn zal deze werkwijze hem helpen om efficiënter en professioneel te werken, en zeker geen verhoging van het ereloon kunnen veroorzaken.

[float]

Luc, ik heb een iets afwijkende visie op de notulen van de algemene vergadering.
art. 566-7, § 10, eerste lid BW: "De syndicus stelt de notulen van de beslissingen op die worden genomen door de algemene vergadering met vermelding van de behaalde meerderheden en de naam van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden."

Mijn inziens moet men notulen van de beslissingen toch ruimer interpreteren dan alleen de beslissing zelf. Het lijkt mij evident dat alle pertinente vragen of opmerkingen in verband met de beslissing moeten worden opgenomen in de notulen. Die lijken mij essentieel. De redeneringen om tot een beslissing te komen, elke niet-essentiële interventie van een mede-eigenaar of een letterlijke weergave van wat er allemaal gezegd werd zijn niet essentieel hierbij. Als het tot een procedure zou komen, kan je je nog altijd beroepen op de bovenvermelde zaken die werden genoteerd in de notulen zonder dat je het tegendeel moet bewijzen.

Als ik je goed begrijp interpreteer je de bepaling als volgt?
- Goedkeuring jaarrekening
Stemming: JA: 8 NEE: 0
Jaarrekening werd unaniem goedgekeurd.

[EMW]

Luc en Float alvast bedankt voor de duidelijke toelichtingen.

Maar bij ons dreigt er alweer een grote soep. Onze syndicus, nochtans een firma die naar eigen zeggen meer 350 gebouwen beheert, bakt er werkelijk niets van.

Het loopt reeds fout met het opstellen van de dagorde :
1. verwelkoming en aanwezigen noteren;
2. uitleg nieuwe wetgeving en beheersloon van syndicus verhogen;
3. basisakte, reglement mede-eigendom en huishoudreglement aanpassen;
4. (en dan pas!) komt men tot de verkiezing van de voorzitter van de AV en secretaris;
5. …
Wij denken dat de syndicus dit doet om alzo de touwtje in handen te blijven houden. Want het gaat hier om en syndicus die voor de nieuwe wetgeving de vergaderingen steevast voorzat…

We zouden hier graag paal en perk aan stellen!

Hoe pakken we dit best aan?


En tot slot wordt er duidelijk gesteld dat vergaderingen waaraan men zelf deelneemt mogen worden vastgelegd. Kan hier naar enige wetgeving/rechtsspraak verwezen worden?

[float]

Alleszins al 1 tip: geef het voorzitterschap aan iemand die assertief is.
De voorzitter kan de volgorde van de dagorde veranderen van de AV zodat die wel correct verloopt. De dagorde stelt gewoon de punten die aanbod zullen komen. Je kan dus mijn inziens zonder probleem het punt 2 uit elkaar trekken en er verschillende punten van maken.
Aangezien de AV wordt voorgezeten door een voorzitter, is het evident dat die eerst wordt verkozen.

De gesprekken die werden opgenomen kunnen gebruikt worden als bewijsmiddel.
Dat arrest dat je hebt gevonden gaat over de strafprocedure. Art. 259bis Sw. is van toepassing op ambtenaren of politieambtenaren.
Art. 314bis Sw is van toepassing op jouw situatie. Je valt hier niet onder aangezien "Het afluisteren van eigen gesprekken met iemand anders is niet strafrechtelijk sanctioneerbaar. Het heimelijk opnemen van dit gesprek op cassette levert in burgerlijke zaken een rechtmatig bewijsmiddel op." (Arbrb. Gent 6 december 1999 T.G.R. 2000, 139.)

Dat dit een uitspraak is van een arbeidsrechtbank maakt niet uit, aangezien de draagwijdte van art. 314bis Sw. duidelijk is.

[Luc]

(...)
Als ik je goed begrijp interpreteer je de bepaling als volgt?
- Goedkeuring jaarrekening
Stemming: JA: 8 NEE: 0
Jaarrekening werd unaniem goedgekeurd.

Persoonlijk zou ik eerder schrijven (in afwachting van het KB boekhouding):

Punt 8. Goedkeuring van de jaarrekening van de periode van 01.01.xxx1 tot 31.12.xxx1, overgemaakt door de syndicus op xx.xxx.xxx2
Vereiste meerderheid: 50% +1
De volledige boekhouding ter inzage zoals statutair voorzien (zie de integrale tekst ervan onderaan de uitnodiging van de AV, inclusief de exacte data en plaats).

Geldig uitgebrachte stemmen: 80 aandelen
Stemming: JA: 80 aandelen - NEEN: 0 aandelen - ONTHOUDING e.a. : 20 aandelen
Hebben NEEN gestemd:
-
Hebben zich ONTHOUDEN:
yyy2: heeft zich onthouden (10 aandelen - zie zijn stem verantwoording in bijlage 1)
yyy7: ongeldige stem (10 aandelen)
Vereiste meerderheid: 41 aandelen
Punt 8 goedgekeurd met de wettelijk vereiste meerderheid.
De syndicus wordt belast met de uitvoering van deze beslissing.

Bemerkingen:
- het woord "unaniem" is te bannen, want kan verkeerd geïnterpreteerd worden. Het gebruik ervan is in se partijdig, zolang niet alle mede-eigenaars (= aanwezige, vertegenwoordigde EN afwezige) JA hebben gestemd.
- in schuinschrift de tekst die vermeld was in de uitnodiging
- uitvoering van de beslissing: in dit geval houdt dat impliciet in dat de syndicus mag overgaan tot de invordering van de bedragen tegenover de mede-eigenaars
- kunnen bij de Vrederechter gaan: de persoon die zich gemotiveerd onthouden heeft en de afwezigen.

[Luc]

Alleszins al 1 tip: geef het voorzitterschap aan iemand die assertief is.
De voorzitter kan de volgorde van de dagorde veranderen van de AV zodat die wel correct verloopt. De dagorde stelt gewoon de punten die aanbod zullen komen. Je kan dus mijn inziens zonder probleem het punt 2 uit elkaar trekken en er verschillende punten van maken.
Aangezien de AV wordt voorgezeten door een voorzitter, is het evident dat die eerst wordt verkozen. (...)

Naast wat float gezegd heeft, zou ik persoonlijk gewoon enkel de informatie over de nieuwe wet beluisteren en vragen dat de syndicus de informatie over de verhoging van zijn ereloon op de dagorde van een eerstvolgende AV plaatst omdat het hier niet kan gaan over een eenzijdige beslissing van de syndicus, maar wel om een wijziging van het contract tussen de syndicus en de VME. Dat kan enkel gebeuren nadat de uitvoeringsKB gepubliceerd zijn EN nadat hij een onderscheid gemaakt heeft tussen de eenmalige conversiekosten en het recurrente ereloon. Dit dient schriftelijk gemeld aan de syndicus door minstens één eigenaar En gevoegd bij dat punt ter ondersteuning met de vermelding van de voorzitter "De rest van dit punt wordt verwezen door de voorzitter naar een volgende zitting. Motivatie: onvolledige gegevens om ter stemming te kunnen voorleggen."

Bron: een doctrinair artikel over de bevoegdheden van een voorzitter van de AV van R. TEMMERMAN in TAppt 1/2006 van maart 2006.

Synthese: de syndicus INFORMEERT volgens mij over de wijziging van zijn ereloon (dwz hij beslist zelf en NIET de AV).

Punt 3 is navenant. Het is de AV die beslist, op voorstel van de syndicus, maar met een initiatiefrecht EN een wijzigingsrecht van de AV, over de inhoud van de statuten. ENKEL voor de zuivere coordinatie heeft de AV geen initiatiefrecht (Art. 19 §2 Wet 210).

[EMW]

Float en Luc alvast heel erg bedankt voor jullie deskundig advies. Ik, en wellicht nog vele andere mede-eigenaars, hebben hier zeer veel aan!

"...Dit dient schriftelijk gemeld aan de syndicus door minstens één eigenaar..."

Kunnen we dit ook vooraf aan de vergadering melden aan de syndicus per aangetekend schrijven? Dienen in voorkomend geval nog andere dingen in het aangetekend schrijven vermeld?

[EMW]

De gesprekken die werden opgenomen kunnen gebruikt worden als bewijsmiddel.
Dat arrest dat je hebt gevonden gaat over de strafprocedure. Art. 259bis Sw. is van toepassing op ambtenaren of politieambtenaren.
Art. 314bis Sw is van toepassing op jouw situatie. Je valt hier niet onder aangezien "Het afluisteren van eigen gesprekken met iemand anders is niet strafrechtelijk sanctioneerbaar. Het heimelijk opnemen van dit gesprek op cassette levert in burgerlijke zaken een rechtmatig bewijsmiddel op." (Arbrb. Gent 6 december 1999 T.G.R. 2000, 139.)

De syndicus, die natuurlijk niet graag heeft dat er geluidsopnames worden gemaakt, stelt dat dit verboden is zolang er geen goedkeuring is van de AV.

Klopt dit?

[float]

Neen, dat klopt niet. Je kan hem eens uitdagen en vragen op welke wettelijke basis hij dat zou verbieden.

[EMW]

Dank u wel om zo snel te antwoorden.

Ik zal uw raad opvolgen en de syndicus terzake ondervragen.

Ik hou je zonder fout op de hoogte.

Want eigenlijk is het altijd het zelfde: op de AV heeft de syndicus een grote en vlotte mond , maar achteraf , in de notulen, zien we steeds andere zaken staan dan afgesproken.
En dan weet de syndicus nooit van niets , en aangezien je ook een en ander niet kunt bewijzen , zijn we steeds slachtoffer. Om dit een einde toe te roepen willen we natuurlijk de vergaderingen opnemen.

Alvast bedankt!

[float]

Gaat het om essentiële zaken of bijkomstige zaken?

[EMW]

Reken maar dat het om echt heel essentiële zaken gaat… En het ergste van alles is, is dat het nog van kwaad naar erger gaat!