Controle boekhouding VME na 01.09.2010

[Pelikaan]

Nieuwe appartementswet.
1. De AV wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen aan. Dit kan al dan niet een mede-eigenaar zijn.
2. In elk gebouw of groep van gebouwen met minstens 20 kavels (garages en parkeerplaatsen niet meegeteld) moet de AV op haar eerste vergadering een raad van mede-eigendom oprichten.

De nieuwe wetgeving verbiedt niet dat eenzelfde Mede-eigenaar lid is van de RvM en tevens Commissaris van de rekeningen. Zijn er dan echt geen morele of deontologische boekhoudkundige redenen om dergelijke toestand te verhinderen?

[Vandebos]

Zoveel als je wil, maar een kandidaat vinden buiten de rme is niet altijd even eenvoudig, voldoende kandidaten vinden voor alle plaatsen in een rme is vaak al een uitdaging waar men tevreden moet zijn met de kandidaat en niet met diens kwaliteiten...

En vergeet niet dat het allesoverheersende instinct van een AV nog steeds "Zolang het maar geen geld kost!" is. Pas op het ogenblik dat door dit instinct de vme in de problemen komt zal men, na het trachten de problemen in de armen van de rme te schuiven, misschien bereid eventjes na te denken en te handelen.

Ik heb het persoonlijk meegemaakt dat een AV, die zwart op wit onweerlegbare bewijzen kreeg van fraude, valsheid in geschrifte en verduistering ten bedrage van meer dan € 100.000, met de spreekwoordelijke bajonet in de rug ( lees koffieschoteltje door ondergetekende succesvol gelanceerd naar half zatte zwanzer) gedwongen diende te worden om een advocaat aan te stellen en klacht in te dienen. Het waren nadien natuurlijk diezelfde lui die het luidst protesteerden tegen een minnelijke schikking waarin we alle verduisterde gelden inclusief kosten advocaat terugkregen in ruil voor intrekken van de klachten (blijkbaar dachten ze meer geld te ruiken...).

Tja, de aard van de mensen?

[Luc]

De nieuwe wet verbiedt nog andere dingen niet expliciet, omdat dit verbod volgt uit de toepassing van andere wetten.

Het adagio "wat niet verboden is, is toegestaan", geldt enkel voor het aspect "eigendom" (Art. 537 BW, ...), maar niet voor het aspect "werking van een vereniging". Daar gelden o.a. de regels van verbod van belangenconflict, etc. ... .

[Nomic]

Goede avond.

Dient de syndicus een dubbele boekhouding te voeren volgens het genormaliseerd rekeningstelsels mbt de VME zoals dit verplicht is voor vennootschappen (voor neerlegging bij de NBB), of mag een Syndicus zelf de balans en exploitatierekening structuur (nummering van rekeningen) van de boekhouding van de VME bepalen?

Onze syndicus hanteert een afwijkend rekeningstructuur wat de leesbaarheid en de nazicht duidelijk bemoeilijkt.

Beste groeten
Nomic

[Vandebos]

De regels waaraan een syndicus zich dient te houden aangaande de boekhouding dienen nog in een kb vastgelegd te worden. Iedere syndicus die zijn zout (lees honorarium) waard is zal vanaf 01/09/2010 trachten te anticiperen op dit kb en een boekhoudkundig model toepassen dat vlot kan overgezet worden naar deze noodzakelijk voor een vennootschap of dit gewoon reeds toepassen.
Men zou het de lakmoesproef voor degelijke syndici kunnen noemen.... De AV kan bij weigering zijn eigen conclusies trekken..

[Vandebos]

De nieuwe wet verbiedt nog andere dingen niet expliciet, omdat dit verbod volgt uit de toepassing van andere wetten.

Het adagio "wat niet verboden is, is toegestaan", geldt enkel voor het aspect "eigendom" (Art. 537 BW, ...), maar niet voor het aspect "werking van een vereniging". Daar gelden o.a. de regels van verbod van belangenconflict, etc. ... .

Een rekeningcommissaris die lid is van de rme houdt niet noodzakelijk een belangenconflict in. Het is niet ideaal maar vaak dient men te roeien met de riemen die men heeft...

[Nomic]

Goede avond,
Mag de rekeningcommissaris (niet noodzakelijk mede eigenaar) aanwezig zijn bij de vergaderingen van de RvME meer bepaald om nota te nemen van de adviezen en om de impact in te schatten op de financiele posities van rekeningen vd VME en de nodige controles in te lassen voor het periodiek nazien van de rekeningen.
Met de beste groeten
Nomic

[Vandebos]

De essentie van de taak van de rekeningcommissaris is de inkomsten en uitgaven posten te verifiëren tegen de fakturen en rekening bordelen en die posten te melden waar geen factuur of storting tegenover staat in de stukken. Dat is het; hij krijgt geen CFO of auditing taken buiten deze summiere taak toegekend tenzij de av hier anders over beslist en dan nog mogen deze taken geen inbreuk vormen op deze bij wet toegekend aan de syndicus.

Kort: de commissaris heeft enkel een verifiërende en rapporterende rol ten aanzien van de AV. Natuurlijk zal hij of zij hierdoor dienen verslag uit te brengen van zijn bevindingen aan de rme en eve,tuele vragen tot verduidelijking hebben aan de syndicus, maar daar eindigt zijn rol.

[Nomic]

De essentie van de taak van de rekeningcommissaris is de inkomsten en uitgaven posten te verifiëren tegen de fakturen en rekening bordelen en die posten te melden waar geen factuur of storting tegenover staat in de stukken. Dat is het; hij krijgt geen CFO of auditing taken buiten deze summiere taak toegekend tenzij de av hier anders over beslist en dan nog mogen deze taken geen inbreuk vormen op deze bij wet toegekend aan de syndicus.

Kort: de commissaris heeft enkel een verifiërende en rapporterende rol ten aanzien van de AV. Natuurlijk zal hij of zij hierdoor dienen verslag uit te brengen van zijn bevindingen aan de rme en eventuele vragen tot verduidelijking hebben aan de syndicus, maar daar eindigt zijn rol.

Dank je wel voor deze toelichting maar gewoon facturen afpunten tegenover in/uitgaven garandeert geenszins een correcte boekhouding of/en correcte afrekening naar de mede eigenaars toe indien e.g. wachtrekeningen niet kunnen worden nagezien, verdeelsleutels geverifieerd, geactiveerde kosten niet kunnen gecontroleerd worden, betaaltermijnen van facturen en achterstallige ontvangsten van mede-eigenaars niet kunnen gecontroleerd worden, ontoereikend werkapitaal en debiteurstanden op de bankrekening niet ter sprake komen,.. etc, etc,...
voorbeeld: als facturen te betalen zijn op 1 maand slechts na 6 maanden betaald worden (na aanmaningen van leveranciers) is dit een non issue. Ik zou dit beschouwen als een gebrek aan deugdelijk financieel beheer vanwege de syndicus maar als de rekencommissaris daar geen onderzoek naar mag voeren dan lijkt deze functie mij totaal overbodig aangezien hier geen enkele appreciatie wordt gemaakt naar de efficientie en correctheid van de financiele functie (ruime zin) van de syndicus en tijdige correcte afrekeningen naar de ME toe.

Ik ben van mening dat de invulling van deze functie zoals voorzien door de wetgever onvoldoende ruim is om een degelijke controle uit te voeren op de aanwending van een werkkapitaal van enige omvang zoals in ons geval € 70000. Ik zal dus naar de volgende AV toe een voorstel formuleren van de minimum (gewenste) financiele controles uit te voeren door de rekeningencommissaris

Hartelijk dank voor de info en en nog een prettige dag
Nomic

[Vandebos]

  Art. 577-8/2. [1 De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar is, wiens verplichtingen en bevoegdheden bij het reglement van mede-eigendom worden bepaald.]1

Dan zal je de av dienen te overtuigen je een zeer uitgebreide opdracht te geven.

[Luc]

Gebaseerd op wat ik momenteel zie gebeuren in de praktijk in diverse VME, ben ik skeptisch of iets wijzigen aan het bestaande systeem, zonder de inhoud van het KB "boekhouding" te kennen, wel een goed idee is.

[marc mortier]

Belangrijke vraag is ook of de rekeningencommissaris de "opportuniteit" van de uitgave zal controleren. Zo kan een syndicus een opdracht geven aan een derde partij en hiervoor een factuur ontvangen die hij betaalt. Een "oppervlakkige" controle zal dit in orde vinden, maar had de syndicus wel de bevoegdheid om deze opdracht te geven ? Was dit binnen zijn opdracht of werd dit beslist door de (B)AV ?

[Vandebos]

Gebaseerd op wat ik momenteel zie gebeuren in de praktijk in diverse VME, ben ik skeptisch of iets wijzigen aan het bestaande systeem, zonder de inhoud van het KB "boekhouding" te kennen, wel een goed idee is.

Inderdaad.

De taak van de rekeningcommissaris is niet bedoeld als deze van een auditeur...

[Nomic]

Gebaseerd op wat ik momenteel zie gebeuren in de praktijk in diverse VME, ben ik skeptisch of iets wijzigen aan het bestaande systeem, zonder de inhoud van het KB "boekhouding" te kennen, wel een goed idee is.

Inderdaad.

De taak van de rekeningcommissaris is niet bedoeld als deze van een auditeur...

Indien de rekeningcommissaries niet gemachtigd is om administratieve/financiele adminstratie van de syndicus te evalueren en de toegepaste boekhoudprincipes testen naar volledigheid en correctheid... hoe kan men dan met voldoende zekerheid bepalen dat de voorgelegde cijfers en afrekeningen correct zijn? Wie is dan wel gemachtigd dergelijk onderzoek uit te voeren?

Enkele van onze mede-eigenaars beweren/vermoeden dat onze syndics fraudeert echter kunnen hiervoor geen bewijzen aanleveren. Indien de rekeningcommissaries niet gemachtigd een diepgaand onderzoek naar de financiele/administratieve organisatie van de syndicus te voeren, wie kan dat dan wel... (al dan niet om deze vermeende fraude te weerleggen)

Mag ik (master in accountancy) als mede-eigenaar - niet rekeningcommissaris doch lid van RvME - op eigen intiatief een diepgaand onderzoek naar het financieel beheer van de syndicus eisen en uitvoeren (uiteraard uitsluitend voor wat betreft de rekeningen van de VME) en in welke mate kan/mag de syndicus zich hiertegen verzetten?

Ik kijk met belangstelling uit naar uw feedback

Beste groeten
Nomic

[Vandebos]

Natuurlijk mag u dat. U heeft als mede-eigenaar het recht tot inzage in alle documenten die uw eigendom aangaan en die bewaard worden door de syndicus. De enige uitzonderingen hierop zijn documenten die de privacy van andere mede-eigenaars zou schenden. Indien u vandaag een fax zou verzenden naar de syndicus dat u zich op maandag 25 oktober bij hem zal aanbieden voor het inkijken van alle boekhoudkundige staten voor bv het boekjaar 2009 en u hem vriendelijk verzoekt de stukken inclusief rekeninguittreksels en offertes klaar te houden kan deze u dit zeer moeilijk weigeren. ( tenzij hij belet is op die dag en u in een schrijven een andere concrete datum voorstelt.)

Bovendien kan u als rekeningcommissaris van de AV een ruimere opdracht krijgen, maar dan dient u die AV wel te overtuigen van de reden waarom u tot die ruimere opdracht verzoekt.

Tot slot dient u er ook rekening mee te houden dat de overgrote meerderheid van de rekeningcommissarissen niet over uw boekhoudkundige achtergrond zal beschikken. Het zou voor de wetgever een nogal dwaze situatie zijn als men wel de boekhoudkundige principes waaraan een rekeningcommissaris zich dient te houden bij controle kan vastleggen maar dat men voor het vastleggen van diezelfde regels voor de syndicus hier niet in slaagt zonder een apart KB en dat men deze bovendien dermate hoog legt dat de taak in kwestie bijna altijd aan een externe accountant dient toegewezen te worden. (wat dan in zekere zin weer eens een inbreuk zou kunnen vormen op de taken gereserveerd voor de syndicus zelf)