Wat precies houden notulen in ? Hoe uitgebreid moeten notulen zijn op de algemene vergadering ?
Waar kan je best een definitie hieromtrent vinden ?
Is het voldoende dat we op de algemene vergadering een excelblad laten ondertekenen met alle stemmingsuitslagen ?
of is het verplicht om daar ook een woordelijke uitleg bij te tikken en dan te laten ondertekenen ?
De wet is grondig gewijzigd. Men dient enkel de beslissingen te notuleren en niet meer de deliberaties.
Art. 577-6 BW
(…)
§ 10. De syndicus stelt de notulen van de beslissingen op die worden genomen door de algemene vergadering met vermelding van de behaalde meerderheden en de naam van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden.
Deze notulen worden aan het einde van de zitting en na lezing ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris en door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.
§ 11. (…)
In Wikipedia vind je de volgende verklaring:
Notulen
De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris (ook wel abactis) van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering (meestal schriftelijk) aantekeningen, om na afloop van de vergadering (meestal digitaal) de notulen te kunnen voltooien.
De notulist van de vergadering is in het geval van een bedrijfsvergadering vaak een administratief medewerkster, zoals een secretaresse. In het geval van een verenigings- of commissievergadering, zoals een ALV, plenaire vergadering of bestuursvergadering, notuleert de secretaris van de vereniging of commissie. De notulist hoort zelf geen belangen te hebben in de vergadering en discussieert zelf niet mee tijdens de vergadering. Hij of zij heeft wel spreekrecht, om eventuele dingen die hem of haar niet duidelijk zijn na te kunnen vragen.
De notulen bevatten in ieder geval de aanwezigen (inclusief eventuele van toepassing zijnde functieverdeling), de agenda en de (deel)conclusies op ieder van de besproken punten.
Notuleren omvat meer dan het kunnen luisteren en opschrijven van wat gezegd is: de notulist moet objectief en neutraal datgene selecteren wat belangrijk is uit wat gezegd is. Vooral wanneer een discussie in volle gang is en meerdere mensen snel na elkaar spreken, is het belangrijk dat de notulist snel kan beslissen wat wel en niet relevant is. Bij diverse instellingen kan tegenwoordig een cursus notuleren gevolgd worden, waar men deze vaardigheid kan trainen.
Om goed te kunnen notuleren is het tevens belangrijk dat de voorzitter van de vergadering de discussie gestructureerd houdt en belangrijke conclusies herhaalt. Letterlijke citaten opnemen in de notulen is doorgaans niet wenselijk, omdat de lezer de precieze context niet (meer) kent. Beter is het om enkel de strekking van datgene wat gezegd is op te nemen.
Wanneer het eerste concept voor de notulen gereed is, is het gebruikelijk dat de voorzitter van de vergadering de notulen inhoudelijk controleert op ontbrekende of foutieve dingen. Soms is het nodig dat de notulen gecensureerd worden voordat ze gepubliceerd worden naar niet-aanwezigen, bijvoorbeeld omdat er persoonlijke dingen zijn besproken. In zulke gevallen doet de voorzitter dit wederom. Na controle door de voorzitter worden de conceptnotulen gekeurd tijdens de volgende vergadering, en met eventuele wijzigingen goedgekeurd en vastgelegd.
Deze werkwijze gaf aanleiding tot zoveel betwistingen dat de wetgever duidelijk gewenst heeft om zeer minimalistische notulen op te stellen, die enkel notulen zijn van het voorgesteld punt, de stemming en het resultaat. Deze notulen hebben een statutaire waarde.
De notulen van de deliberaties zijn dus niet meer op hun plaats en hebben geen statutaire waarde meer, tenzij men de wet letterlijk wil interpreteren.
Maar tegen deze wijze van interpreteren bestaat bijna steeds een remedie.
Niets verbied om deze notuoe van de deliberaties toch op te (laten) stellen door iemand anders dan de syndicus, maar ze vallen dan integraal onder de verantwoordelijkheid van de opsteller. Voor de wet van 2010 waren de notulen opgesteld door de syndicus, dus door de VME, en hadden rechtswaarde, tot zolang geen valsheid van geschrifte wettelijk werd vastgesteld.
Wil je toch uitgebreide notulen? Vraag aan de Vrederechter per verzoekschrift (of in een lopende procedure) om een gerechtsdeurwaarder aan te duiden, die belast wordt met de opstelling van een soort beknopt verslag, al dan niet vergezeld van geluids- en/of beeldopnamen.