Controle boekhouding

[Sophia]

Nadat de controle van de boekhouding ons werd ontzegd, wij kregen de toestemming om 2 uur de boekhouding te controleren, de overige uren waren betalend, besloten enkele mede-eigenaars om naar het Vredegerecht te stappen. Tijdens de controle van 2 uur, die we konden afdwingen via onze advocaat, kwamen we tot de vaststelling dat er blanco handgeschreven bladen, kopie's van facturen ten gunste van de Vennootschap van de syndicus zonder enig referentiepunt naar de residentie, dubbel betaalde facturen, creditnota welke niet werd geboekt, en....geen enkele detaillering van betalingen welke in groep werden betaald, maw alle overschrijvingen werden uitgevoerd onder een gezamenlijk bedrag waarbij men enkel kon afgaan wat er op de listing stond vermeld. Een huzarenwerk om deze boekhouding te controleren! De syndicus komt op voor de vennootschap. Het is dus de vennootschap die een contract heeft met de residentie! Alle commissienota's werden gestort naar de vennootschap, alle onkostennota's ten gunste van de vennootschap, werden gestort op de persoonlijke rekening van de syndicus. Wat ruikt naar fiscale fraude!!
Het eerste vonnis betreffende de laatste AV werd in ons voordeel uitgesproken, in het tweede vonnis werd een voorlopige syndicus aangsteld om de 2 laatste boekjaren te controleren.
Daar wij in mei 2008 naar het Vredegerecht trokken en er een uitspraak was in februari 2009 kreeg de huidige syndicus ruimschoots de tijd om de boekhouding 'op te kuisen'. Niettegenstaande werd er door de voorlopige syndicus 4 punten aangehaald betreffende zijn controle, namelijk :

Stelling voorlopige syndicus :
1/Voor ieder bewijsstuk was er een uitgave. Er werden nooit sommen geld van de rekening gehaald zodat het voor hem duidelijk was dat er geen fraude aan te pas kwam.

Nochtans is het overduidelijk dat er facturen werden betaald welke nooit werden goedgekeurd door de AV, waren er facturen die geen officiële documenten waren, maar nota's van de conciërge,.....en is er tot op heden geen duidelijkheid waar de betalingen naartoe worden getransfereerd daar we geen zicht hebben op de rekening van de begunstigde.

2/De verdeelsleutels werden verkeerd toegepast waarbij de meerderheid van de mede-eigenaars, bij het toepassen van de correcte verdeelsleutels, nu meer moeten betalen.

Maar waarbij er 1 eigenaar, 480.000 BF teveel heeft betaald, daar hij meebetaalde voor de renovatie van de gevel terwijl in de basisakte staat dat dit niet van toepassing was voor deze mede-eigenaar!!

3/ Een dwangsom van 30.000 € werd niet doorgestort naar het reservefonds, niettegenstaande dit werd besproken op de AV van 2006, om dit wel te doen.

Dit impliceert dat, een mede-eigenaar welke zijn/haar appartement tussentijd verkoopt, haar deel hiervan kan opeisen daar dit verondersteld wordt als werkingskapitaal!

4/ De afrekeningen van Ista werden niet correct gedaan, zodat er nooit één correcte afrekening werd afgegeven aan de mede-eigenaars.

Hierop volgde een AV. De leden van de beheerraad deden hun best om zich enkel te spitsen op de te betalen kost voor het controleren van de boekhouding (4800 €! Het heeft de voorlopige syndicus 40 uren in beslag genomen om dit te controleren!)
Er werden tevens 22 vragen gesteld aan de voorlopige syndicus, betreffende de boekhouding, waarop hij eigenlijk enkel een antwoord gaf die hij gekregen had van de geschorste syndicus en de leden van de raad van beheer, bv. waarom de leden van de raad van beheer zich per bestuursvergadering elk 25 € toeëigenen, terwijl dit nooit werd goedgekeurd in een AV,...hierop kregen we geen enkel bevredigend antwoord.

Door het ophitsen van de meute in verband met de gemaakte kosten voor het controleren van de boekhouding, werd er een beheerraad verkozen, met dezelfde mensen, en kunnen we opnieuw beginnen vanaf nul.

De geschorste syndicus zou opnieuw kunnen worden aangesteld indien de voorlopige syndicus dit goedkeurt.

Volgens de voorlopige syndicus zou er geen enkele reden zijn om de syndicus niet opnieuw voor te stellen.....

Kan dit zomaar??? Nadat een mede-eigenaar 480.000 BF teveel heeft betaald!!! Nadat er geen enkele correcte afrekening werd opgemaakt betreffende Ista, nadat de dwangsom niet werd doorgestort naar het reservefonds (wat een zeer ernstige fout is)!
Wie is verantwoordelijk voor de teveel betaalde som van deze mede-eigenaar? En kan zij dit nog recupereren?

[j.demoor]

“Art.577-8...§4.Ongeacht...heeft de syndicus tot taak :...3°.de beslissingen(van de AV=Algemene Vergadering) uit te voeren en te laten uitvoeren...”(B.W.=Burgerlijk Wetboek).

1/‘dat er facturen werden betaald welke nooit werden goedgekeurd door de AV, waren er facturen die geen officiële documenten waren, maar nota's van de conciërge‘
De AV kan beslissen deze facturen te verwerpen en de aldus onverschuldigd betaalde bedragen terugvorderen,desnoods gerechtelijk.

2/ ‘De verdeelsleutels werden verkeerd toegepast ‘
De AV kan beslissen deze verdeelsleutels correct te doen toepassen.

3/ ‘Een dwangsom van 30.000 € werd niet doorgestort naar het reservefonds’.
De AV kan beslissen deze dwangsom te doen doorstorten naar het reservefonds

4/ ‘De afrekeningen van Ista werden niet correct gedaan‘.
De AV kan beslissen deze afrekeningen te doen corrigeren.

‘...de leden van de raad van beheer zich per bestuursvergadering elk 25 € toeëigenen’.
De AV kan beslissen deze onverschuldigde betalingen te doen terugbetalen.

‘De geschorste syndicus zou opnieuw kunnen worden aangesteld indien de voorlopige syndicus dit goedkeurt.’
“Art.577-8...§6.De algemene vergadering kan steeds de syndicus ontslaan...“(B.W.),ook al keurt de voorlopige syndicus zijn wederaanstelling goed.

“Art.577-9...§2.Iedere mede-eigenaar kan aan de rechter vragen een onregelmatige,bedrieglijke of onrechtmatige beslissing van de algemene vergadering te vernietigen of te wijzigen...“(B.W.).

[Sophia]

Opnieuw van harte bedankt voor uw uitvoerig antwoord .

Vriendelijke groeten,