Goedendag iedereen,
Ik heb me tot dit forum gewend omdat ik even door de bomen het bos niet meer zie. Hieronder volgt mijn situatie en uitleg.
Mijn vriendin kocht twee jaar geleden een pand op een woonerf met twaalf woningen. Dit werd beheerd door een van de mede-eigenaars, tot deze vorig jaar besloot te verkopen en te verhuizen. Aangezien ik zelf meerdere eigendommen heb in een Vlaamse stad en al een deel van het beheer van panden doe, zag ik het wel zitten om mij als vrijwillige syndicus in te werken. Ik stelde mij kandidaat op de BAV eind vorig jaar (2022) en werd unaniem verkozen om deze rol op mij te nemen vanaf 1 januari 2023. (Tussen de regels door: dit was echt als gunst/hobby bedoeld. Ik krijg €100 bruto per maand, wat ik toen aan de lage kant vond, maar ik legde mij erbij neer voor mijn eerste jaar.)
Tussen het moment dat ik verkozen werd en mijn feitelijke startdatum begon ik de basisakte grondig door te nemen, notities te maken en wetgeving op te zoeken om me volledig in te werken. Toen besefte ik voor het eerst welk werk mij te wachten stond.
In januari stuurde ik naar de vorige syndicus om het papierwerk van de voorbije jaren op te vragen, maar ik kreeg geen antwoord. Dus belde ik deze persoon, waarbij ik als antwoord kreeg dat ik het in het weekend zou krijgen. Het weekend kwam en ging, het volgende weekend kwam en ging ook. Ik besloot een herinnering te sturen, waarop ik een kort antwoord kreeg dat hij het wel zou doen. Omdat het eind van de maand naderde, stuurde ik hem de volgende dag meteen weer een herinnering; geen antwoord. De dag daarna stuurde ik opnieuw, maar ik merkte meteen op dat hij mij had geblokkeerd en mijn berichten niet meer ontving. Ik besloot nog even te wachten... Na enkele dagen probeerde ik de vorige syndicus te bellen, maar ook dat kwam niet door vanwege de blokkering.
Uiteindelijk brak de laatste dag van de maand aan en besloot ik te bellen vanaf mijn werknummer (0244...). Er werd opgenomen en toen ik zei wie ik was, werd de telefoon direct opgehangen. Ik wist dat ik problemen had om dit op te lossen. Ik besloot toch nog even te wachten, maar na twee maanden (één maand na de wettelijke deadline) had ik nog steeds niets gehoord en was ik nog steeds geblokkeerd. Daarom besloot ik naar de gemeente te gaan om zijn adres op te vragen. Ik betaalde €11 en tekende het document. Vervolgens stuurde ik een aangetekende brief; een ingebrekestelling. Dit was niet mijn eerste ingebrekestelling die ik had opgesteld en helaas ook niet de eerste die ik had ontvangen, dus deze was goed opgesteld.
De week erna kreeg ik plotseling telefoon van de betrokkene, die deed alsof hij van niets wist. Uiteindelijk, na gedoe en getouwtrek, konden we een datum afspreken om de documenten door te geven. Echter, dit was 40 dagen te laat, op 13/03.
Toen ik alle documenten wilde ontvangen, bleek hij eigenlijk bijna niets meer te hebben. Hij wist niet dat hij dit moest bijhouden. Ik ontving fysiek verslagen 7-9, digitaal verslag 6-9 en een excel-bestand met de uitgaven. Met de andere verslagen werd de open haard aangestoken, zonder grap. Er waren geen bonnetjes, geen e-mails, niets.
Eigenlijk kon ik er al vanuit gaan dat niets in orde was, zelfs de basis niet, zoals een brandverzekering, etc. Dus natuurlijk was de vorige syndicus niet ingeschreven in de KBO en niet verzekerd, etc. Er werd altijd gestemd op basis van de aanwezigen, 1/2+1. Over alles... Er werd nooit rekening gehouden met andere bepalingen op basis van de quotiteit, etc. Alle betalingen en kosten werden altijd verdeeld door 12, zonder rekening te houden met de quotiteit. En er zijn grote verschillen, het grootste pand heeft een grotere quotiteit dan de twee kleinere panden samen. Het reglement van orde werd nooit geüpdatet. Er werden zaken gestemd die niet wettelijk waren. Er zijn tegenstrijdigheden gestemd. Mensen deden aanpassingen met de gedachte dat het tijdens de vergadering was goedgekeurd, maar de stemming was niet geldig...
Een hoofdpijndossier voor mij dus. Maar omdat mijn vriendin een pand heeft, kan ik niet zomaar zeggen dat ik ermee stop en kan ik het zelf niet over mijn hart halen.
Ik heb eigenlijk 1001 vragen, maar ik zal ze één voor één behandelen hieronder. Als er informatie ontbreekt, laat het gerust weten.
Om te beginnen, als vrijwillige syndicus heb ik mij ingeschreven (ben ik mee bezig). Ik ben niet BTW-plichtig, maar welke documenten moet ik wel allemaal in orde maken?