Eerst zou ik al eens kijken of uw syndicus wel geregitreerd staat bij het BIV.
(
http://www.biv.be)
Op de agenda dienen alle punten te staan waarover wordt gestemd, als deze er niet opstaan en er wordt over gestemd kan een mede-eigenaar via het vredegerecht de vernietiging van die punten bekomen. (Iedereen dient op voorhand te weten wat er gaat besproken worden en over de gelegenheid te beschikken zich te informeren en/of te organiseren met andere mede-eigenaars.) Iedere medeeigenaar heeft het recht om tot 3 maanden na het houden van de vergadering bezwaar aan te tekenen bij het vredegerecht en aan de rechter te verzoeken tot schrapping van de punten waar er onregelmatigheden zijn gebeurd of zelfs te verzoeken de gehele vergadering op reglementaire wijze opnieuw te houden.
Dit is een voorbeeld van hoe een degelijke uitnodiging en agenda er "kan" uitzien:
Aan alle mede-eigenaars en bewoners van residentie “YYYYYYYYY”
Uitnodiging
De raad en de syndicus nodigen u uit op de statutaire algemene vergadering van de residentie “YYYYYYYYY” op donderdag 16/04/2009 om 19.00u bij ZZZZZZZZ te BBBBBBBB
De volgende punten werden reeds geagendeerd:
0. Welkomstwoord door de voorzitter;
1. Mededeling van de rechtsgeldigheid van de vergadering;
2. Aanduiding van de voorzitter van de vergadering (quorum: 50%+1). Gezien de aard van de vergadering stellen wij voor dat de voorzitter van de raad de vergadering zal voorzitten.
3. Aanduiding van twee stemopnemers (quorum: 50%+1);
4. Toelichting door de syndicus over het dienstjaar 2008 – boekhoudkundig en structureel;
5. Wijziging brandverzekering – moeten wij op zoek naar een brandverzekering inc. waterschade?
6. Wanbetalers – Toestand van de achterstallen – Invloed op de cashflow – Onherroepelijke toestemming aan de syndicus om achterstallige mede-eigenaars te dagvaarden in betaling na aangetekende ingebrekestelling, inc de onkostenvergoeding van 12%, inc de gerechtskosten en inc de advocaatkosten (quorum: 50%+1)
7. Plaatsing veiligheidsverlichting (keuze)
8. Plaatsing valven in inkomsas
9. Uitvoering brandweerverslag: vervolg
10. Aanpak lekken terrassen
11. Décharge van de raad van beheer (quorum: 50%+1);
12. Verkiezing van de raad van beheer:(quorum 50%+1)
13. Décharge van de syndicus (quorum:50%+1)
a) boekhoudkundig
b) technisch;
Indien u nog andere punten wenst toe te voegen verwachten wij deze schriftelijk voor 01/04/09
Tevens willen wij van de gelegenheid gebruik maken om uw aandacht te vragen voor:
- het uitkloppen van matten langs de voorzijde is verboden;
- als u bloemen of planten plaatst op het terras dient u ervoor te zorgen dat uw buren (naast en onder u) hiervan geen hinder kunnen ondervinden;
- in alle gemeenschappelijke delen is er een algemeen rookverbod;
- ** laatste verwittiging** de staanplaatsen mogen, zoals opgelegd door de brandweer om brandrisico te minimaliseren, enkel gebruikt worden voor voertuigen te stallen. Binnen enkele dagen zal alles wat er niet thuis hoort weggenomen worden en krijgen de overtreders de rekening gepresenteerd.
XXXXXXXXX
De Syndicus
Ter info: de vergadering is slechts toegankelijk voor mede-eigenaars of hun volmachtdrager.
Kenbaar maken van de AV: hierover bestaat er enorm veel discussie. veel basisactes maken effectief niet duidelijk of het gaat over werkdagen of gewone dagen, er is tevens nog steeds discussie vanaf wanneer de termijn begint te lopen:
- dag afstempeling brief.
- dag afstempeling brief +1
- dag van eerste aanbieding aangetekend schrijven bij bestemmeling.
Sommige syndici hebben hier een eenvoudige oplossing voor: een maand voor het houden van de vergadering krijgt iedereen aangetekend een uitnodiging met het voorontwerp van de agenda en wordt aan iedereen verzocht zo spoedig mogelijk eventuele wijzigingen door te zenden. Een week voor de vergadering krijgt iedereen de definitieve agenda per gewone post toegezonden.
Enige tips:
- Steeds zeker spelen dat het dubbele quorum voor de vergadering wordt bereikt. (50% 1000sten, 10.000sten aanwezig of volmacht, helft +1 van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigt)
- Kijken dat niemand meer dan de helft van de aanwezige 1000sten/10.000sten vertegenwoordigt. Indien dit het geval is dienen zijn stemmen beperkt te worden tot de helft van de aanwezige 10.000 en dient dit ook specifiek in de notulen vermeld te worden.
- Nooit de syndicus zelf voorzitter van de vergadering laten zijn. De rol van de voorzitter is immers tijdens de vergadering te fungeren als moderator tussen syndicus en mede-eigenaars. De voorzitter van de vergadering hoeft ook niet de voorzitter van de raad te zijn.
- Steeds zeker spelen dat de syndicus niet meestemt met een aantal volmachten.
- Altijd nakijken of de punten wel met de correcte stemquota worden goedgekeurd.
- U heeft altijd het recht om de syndicus via fax of aangetekend schrijven te wijzen op fouten of om te verzoeken bepaalde punten op de agenda te plaatsen.