controle rekening

[kdacja]

hallo,

de raad van bestuur heeft me (+ buurman ) gevraagd om de rekening na te kijken van de VME.
(zelf ben ik geen lid van de RvB, mijn mede controleur wel)

Het is de eerste keer dat ik dit doe.
Tegen begin februari moet de controle afgerond zijn.
Ik wil me hierop voorbereiden en vraag me af of er forumleden
zijn die hier ervaring mee hebben.
Zo heb ik bij de syndicus nagevraagd of we begin januari de verrichtingen elektronisch kunnen verkrijgen.
Om een duistere reden lijkt dit niet mogelijk te zijn.
Dit wekt enige achterdocht bij me op.

Wat zijn de "best practices" bij controle van een VME rekening?
En/of: zijn er zaken die minder voor de hand liggen en die toch best worden nagekeken?

Alvast bedankt.

[simonjo]

Dat de syndicus geen electronische versie kan geven behoeft geen argwaan, meestal zijn de programma's die hij gebruikt niet voorzien op een export van gegevens naar vb xls, of weet de syndicus niet of en hoe dit kan.

Wij krijgen de rekening op papier gepresenteerd.

Qua controles:
- is er voor alle uitgaven een factuur voor handen
- kloppen de factuurbedragen met de afgesloten contracten voor vb onderhoud van de liften, traphallen, ...
- zijn er geen facturen teveel, vb 13x ipv 12x per jaar


Wie heeft dit vorige keer gedaan? kan die eventueel helpen?

[marc mortier]

Ten overvloede misschien, maar ook de "opportuniteit" van de uitgave wordt best nagegaan. Het volstaat niet dat er in de boekhouding een "factuur" aanwezig is en dat het factuurbedrag werd betaald. Soms is het belangrijk te zien WAAROM die factuur werd gemaakt, m.a.w. was de syndicus ertoe gemachtigd ( door de AV of voortspruitend uit zijn mandaat ) om de uitgave te doen. Bepaalde syndici zijn op dat stuk niet zo
nauwkeurig. Voorzichtigheid is en blijft geboden.

[Luc]

Nog een tip: als op de factuur BTW is vermeld, is het altijd nuttig om na te zien of de factuur voldoet aan de BWT richtlijnen.

Zowel in grote lijnen als in detail.

Zo is het ontbreken van een volgnummer op een factuur met BTW voor mij altijd de aanleiding om de knipperlichten aan te zetten en alles te controleren voor die bewuste leverancier (opportuniteit, is het factureerde bedrag normaal, etc ...).

Gebeurt dat voor meerdere leveranciers, dan dient het geheel grondig nagezien. Als het moet door een accountant (mits goedkeuring door de AV).

Als zijn grondige controle ernstige abnormaliteiten aantoont kunnen eventueel die kosten verhaald worden op de (op dat ogenblik vermoedelijk ex-) syndic

[kdacja]

allen bedankt voor jullie antwoord.
Ondertussen kregen we de eerste stukken binnen
en kunnen we er aan beginnen.

[kdacja]

toch een extra vraag.
De overzichten die we krijgen kloppen niet.

Syndicus wil ons nu een balansoverzicht toesturen
maar daar ben ik zelf niet mee akkoord.
(ik was niet uitgenodigd op de laatste vergadering
met de RvB en syndicus...)
Ik vrees dat dit balansoverzicht,gezien de vorige onjuiste lijsten,
ook weer een maat tot niets zijn.

Ik zou de rekeninguittreksels willen zien.
De syndicus wil hier maar niet aan mee doen.

Het is enkel de AV die de syndicus kan verplichten
om de uittreksels beschikbaar te stellen?
Of is er een andere,wat snellere, weg?

Dank je wel alvast.

[Vandebos]

iedere medeeigenaar heeft bij wet het recht om de rekeningen op het kantoor van de syndicus te gaan inkijken.

2 dingetjes:

Is in de vorige av beslist dat jij de boekhouding voor goedkeuring mag nakijken en staat dit in de notulen?

Heb je de steun van de leden van de raad?

Indien dit zo is in beide gevallen kan je een dringende afspraak maken bij de syndicus in kwestie en hem, als hij nog niet wil meewerken, tegen bewijs ontvangst schriftelijk de eis nogmaals stellen. Voldoet hij hier niet aan heb je het recht om:

- Op de volgende vergadering aan de mede-eigenaars mede te delen dat je hen niet om de goedkeuring van de jaarrekening kan verzoeken aangezien je niet alle elementen heebt gekregen die noodzakelijk zijn voor een controle.

- de zaak voor het vredegerecht te trekken en de rechter te verzoeken een externe controle te laten verrichten op straffe van dwangsom.

[kdacja]

2 dingetjes:

Is in de vorige av beslist dat jij de boekhouding voor goedkeuring mag nakijken en staat dit in de notulen?

Heb je de steun van de leden van de raad?

het is de RvB die me heeft gevraagd en beslist om medecontroleur te zijn.
(en niet de AV...)
Dus dan kan ik hier niet echt verder?

[Vandebos]

In dat geval is het best de leden van de raad de hierboven beschreven stap zetten.

Als mede-eigenaar heb je natuurlijk het recht een verzoek in te dienen maar jullie staan veel sterker als dat gemeenschappelijk zou gebeuren.

Niet vergeten dat er altijd eerst een verzoeningspoging van de vrederechter zal zijn. Deze kan je makkelijk zonder advocaat afhandelen. Pas als die poging niets oplevert is het aangeraden een raadsheer in de arm te nemen.

Laat ook duidelijk blijken aan de syndicus dat jullie bereid om het tot een geding te laten komen en dat jullie bereidt zijn om de vergadering aan te raden de jaarrekening niet goed te keuren wegens onvoldoende controlemiddelen. (identiek hetzelfde scenario een 5tal jaar geleden gebruikt en na afloop bleek dat we met recht onze poot stijf hebben gehouden, de mede-eigenaars hebben in hun geheel een terugbetaling van €50.000 ontvangen (100+ mede-eigenaars))

Niet laten doen is het enige advies dat ik kan geven, de raad heeft enkel een adviserende functie maar de syndicus is niets meer dan een personeelslid aangenomen door de mede-eigenaars. (alhoewel sommigen zich heel wat meer wanen...) Jullie advies aan de mede-eigenaars draagt dus wel enig gewicht.


Mag ik jullie tevens aanraden één of meerdere werken over mede-eigendom in de lokale bib te raadplegen of aan te schaffen? ER zijn er verscheidene maar persoonlijk vind ik deze één van de betere:

appartementsmede-eigendom van Leo Goovaerts, Philip Peerens en Sabine Thielemans. Het geeft je een degelijk overzicht van iedereen zijn rechten en plichten aan de hand van kleine 300 per onderwerp gestelde vragen en antwoorden. Je kan dit online bij de uitgever bestellen (www.auxis.be)

Ik weet niet of het op dit forum is toegelaten op deze wijze een werk naar voren te brengen. Daarom wil ik hier ook eventjes met nadruk vermelden dat ik noch de auteurs noch de uitgeverij ken, niet persoonlijk en niet zakelijk. De enige bedoeling is een werk te vermelden dat me bij 2 niet regulier werkende syndici enorm veel antwoorden heeft verstrekt op een massa vragen.