syndicus belangenvermenging?

['t appartement]

Onze syndicus is uitgever van een glossy magazine (periodieke publiciteit voor zijn kantoor) dat hij onder andere naar alle mede-eigenaars van de door hem beheerde gebouwen stuurt. De uitgave van dat magazine wordt financieel gesteund door een aantal ondernemers, waaronder verschillende die geregeld werken uitvoeren in ons gebouw (in opdracht van de syndicus).
Nu vraag ik me af of een syndicus zich mag laten betalen voor zijn eigen publiciteit door de ondernemers welke hij geregeld opdrachten bezorgd als vertegenwoordiger van een aantal Verenigingen van Mede-Eigenaars. Dit lijkt me à priori niet neutraal en daarom niet erg koosjer.
Wat zegt de wet daarover?

[mava105]

Heeft hij telkens meerdere offertes als hij de werken laat goedkeuren door de AV, en zijn deze prijsconform?

['t appartement]

Voor kleinere werken niet.
Bijvoorbeeld voor kleine herstellingen elektriciteit, sloten, sleutels, loodgieterij niet.
Voor de grotere werken wel, maar dat zijn dus de reeks ondernemers die hem
steunen voor het uitgeven van zijn blinkend tijdschrift.

Ik denk dat het deontologisch niet kan. Zelfs als er geen prijsbewimpeling is.

[AME]

Vanaf 25.05.2018 treedt de Europese richtlijn met nieuwe spelregels over de verwerking van persoonsgegevens in werking.
Moet u daar ook rekening mee houden als syndicus als u gegevens van mede-eigenaars bewaart?
Nieuwe spelregels over databestanden
Vanaf 25.05.2018. Vanaf dan wordt de bestaande Privacywet vervangen door zijn opvolger, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze
verordening bevat nieuwe regels over de verwerking van persoonsgegevens zoals naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum,
rijksregisternummer, burgerlijke staat, samenstelling van het gezin, enz.
Ook als syndicus van belang? Inderdaad, u bewaart immers ook dan veel informatie over de mede-eigenaars en de andere bewoners van het gebouw.
Welke gegevens vraagt u? De wet (art. 577-8, §4, 16° BW) verplicht u als syndicus om de lijst en persoonsgegevens van wie mag deelnemen aan de
algemene vergadering, bij te werken.
Heeft u daar toestemming voor nodig? Neen, gelukkig niet. Omdat u als syndicus optreedt in vervulling van een contractuele en wettelijk voorziene
taak, geldt de verplichting om vooraf een toestemming te vragen voor u niet.
Let op! Dat geldt zolang u effectief als syndicus optreedt. U mag die gegevens dan wel niet gebruiken voor andere doeleinden of doorgeven aan derden. Wilt u die mede-eigenaars nadien bv. publiciteit sturen van uw vastgoedmakelaarskantoor, dan is er daarvoor wel vooraf een toestemming nodig volgens de spelregels die voorzien zijn.
Wat is er van belang?
Privacyclausule in het contract! In het contract dat u sluit met de vereniging van mede-eigenaars (VME), is het daarentegen wél van belang dat u hier
voortaan iets over vermeldt.
Wat neemt u precies op? U neemt hierin het best uitdrukkelijk op dat er persoonsgegevens verwerkt worden en welke de rechten zijn van de
betrokkenen. Dit is immers voorzien in de verordening (art. 13 GDPR) . Er is een lijst voorzien van welke informatie u hierover dan het best voorziet.
Wie ziet de bestanden? Dat is ook van belang. Doet u een beroep op anderen om aan het bestand te werken, neem dan in hun contract een
confidentialiteitsclausule op. Dat kan uw personeel zijn, maar het kan ook gaan om bv. IT-dienstverleners.
Register nodig. Er moet een register bijgehouden worden over het databestand. De aangifteplicht die er vroeger was bij de Privacycommissie, is wel
afgeschaft. Er is een modeldocument van zo’n register beschikbaar op https://www.privacycommission.be/nl/mod ... tiviteiten .
Mag u de contactgegevens doorgeven? De regeling die hierover bestond, wijzigt in principe niet. U kunt als syndicus persoonsgegevens van de
andere mede-eigenaars doorgeven. Beperk u wel tot het minimum, bv. naam, adres, welke kavel in het gebouw, maar bv. geen telefoonnummer.
Financiële informatie geven, mag dat? U kunt als syndicus aan de algemene vergadering bij de boekhouding de verdeling van de kosten (en
eventuele achterstallen...) met naam en toenaam weergeven. De algemene vergadering moet haar controletaak immers kunnen uitoefenen.
Omdat u als syndicus een wettelijke bevoegdheid heeft, heeft u niet echt een voorafgaande toestemming nodig om bepaalde
gegevens van mede-eigenaars te verzamelen. Neem wel het best een privacyclausule op in het contract dat u sluit met de
vereniging van mede-eigenaars en voorzie hierin de vereiste informatie.

Indicator | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven
Tel.: 016 35 99 00 | Fax: 016 70 14 01

['t appartement]

Het is wel zo dat deze syndicus geen vastgoedmakelaar is. Enkel syndicus van gebouwen "pur sang".
In zijn magazine probeert hij dus niets te verkopen. Hij beschrijft daarin wat hij allemaal doet op het vlak van het beheer en geeft "uitleg" bij wetgeving enz...
Bijgevolg twijfel ik of er een privacy probleem is.
Maar achteraan het blad staat een lijst met namen van zijn sponsors en daarin herken ik de namen van ondernemers die geregeld werken in zijn opdracht voor onze VME uitvoeren.
De vraag is dus of hij van die firma's geld mag aannemen om zijn tijdschriftje te financieren.