JuridischForum.be

Graag, indien mogelijk, enige hulp wat ik zoal kan doen ivm onderstaand:
Ik verhuur 2 woningen waarbij in de ene woning een huurwissel was november_2013 en in de andere woning mei_2014.
Bij beide huurwissels is een in- en uitgaande plaatsbeschrijving gemaakt door een onafhankelijk iemand, eigenlijk iemand die ik kende zowel als architect als verzekeringscontroleur. Die man deed zijn werk (zeer) goed, had echter een nadeel, het duurde soms een tijdje. Ook de huurders en ik waren aanwezig.
Aan de hand van de vorige plaatsbeschrijving werd bij huurwissel uitvoerig gekeken en de nieuwe toestanden ingesproken op dictafoon.
Nu echter bij de laatste huurwissels is bij beide woningen de inkomende plaatsbeschrijving nooit uitgeschreven en ondertussen is die persoon ernstig ziek geworden. Dus om reden van niet uitschrijving zijn die ook nooit ondertekend.
Stel dat ik nog aan dat cassetje kom van die dictafoon en zelf die aanpassingen uitschrijf, kan ik dit nog aan de huurders laten geworden?

Om een lang verhaal af te ronden, hoe los ik dit het best op???

Na bijna 2 jaar, wie gaat de juistheid hiervan bewijzen.

Dus zoals hierboven gemeld zijn plaatsbeschrijvingen nooit uitgeschreven en is na 2 jaar dit niet meer representatief.
Nu heb ik tijdens lopende huurperiodes e.e.a. geïnvesteerd (ook nog zaken welke nu lopende zijn) zoals plaatsen rolluiken, scheiding van hemel- en afvalwater en het verharden bmv betonklinkers van oprit.
Graag had ik dit naar de huurders toe op papier als een bijvoegsel. Maar hoe kan ik dit het best aan de man brengen?
Een bijvoegsel bij contract of iets apart hiervoor (wetende dat scheiding van hemel- en afvalwater extra reiniging mee brengt van de rioolputjes).
Ik zou dit ergens graag op papier (en ondertekend) willen zodanig dat nadien geen onwetendheid bij slecht onderhoud kan ingeroepen worden.

Mogelijk enig advies.