JuridischForum.be

Binnenkort zou ik willen overschakelen naar nieuwe software voor oa. facturen.
De volledige database zal geïmporteerd worden en er zal een nieuw systeem gehanteerd worden voor de nummering van facturen.
Nu merkte ik dat bestaande facturen ook een nieuw factuur nummer zullen krijgen. Deze blijven wel in volgorde. Het is alsof de facturen altijd in de nieuwe software gemaakt zijn. De oude factuurnummers staan wel nog vermeld in een opmerking bij het factuur nummer (zodat ik ze altijd kan terug vinden)
Maar is dit toegestaan? Mogen bestaande facturen een ander nummer krijgen?

Als je kan aantonen dat er geen ontbrekende nummers zijn, dan is dit m.i. te verantwoorden naar controle toe.
Overschakeling van facturatiepakket lijkt mij een redelijk argument.

Klopt, in een firma die ik goed ken, worden er meerdere nummeringen gebruikt.
een voor de rechtstreekse facturen - waaronder de dagelijkse kassafactuur
twee voor de reeds betaalde leveringsbons die worden omgezet in één factuur
drie voor de nog niet betaalde leveringsbons
vier voor de klantenkaarten

Zolang in elke reeks de nummers maar opeenvolgend zijn.

Klopt, in een firma die ik goed ken, worden er meerdere nummeringen gebruikt.
een voor de rechtstreekse facturen - waaronder de dagelijkse kassafactuur
twee voor de reeds betaalde leveringsbons die worden omgezet in één factuur
drie voor de nog niet betaalde leveringsbons
vier voor de klantenkaarten

Zolang in elke reeks de nummers maar opeenvolgend zijn.

Dit is toch net iets anders, denk ik. In uw voorbeeld worden meerdere nummeringen naast elkaar gebruikt, wat uiteraard perfect toegestaan is. TS wil bestaande factuurnummers vervangen (tijdens een lopend boekjaar?).

Ik zou de vraag veiligheidshalve toch voorleggen aan uw belastingskantoor.

Je zou ook perfect kunnen met een nieuw pakket een nieuwe nummering hebben. Er is immers geen verplichting om maar één enkele reeks van facturen te hebben.
Als dat kan, dan zou ik niet weten waarom een nieuwe nummering, waarbij er chronologisch aangesloten wordt op een sequentieel gebruik van nieuw nummers met vermelding van de bestaande nummers als nota, betwistbaar zou zijn.

Amathanio schreef ook:

Nu merkte ik dat bestaande facturen ook een nieuw factuur nummer zullen krijgen. Deze blijven wel in volgorde. Het is alsof de facturen altijd in de nieuwe software gemaakt zijn. De oude factuurnummers staan wel nog vermeld in een opmerking bij het factuur nummer (zodat ik ze altijd kan terug vinden)

Bestaande facturen (die reeds waren genummerd) worden door het in gebruik nemen van een nieuw softwarepakket opnieuw genummerd.
Dus, oude facturen worden retroactief genummerd. Magda?

Volgens mij kan dat enkel als de oude facturen een duidelijke verwijzing naar het bestaande factuurnummer hebben, zelfs al worden zij opnieuw genummerd.

De oude factuurnummers staan wel nog vermeld in een opmerking bij het factuur nummer

Dus lijkt het mij aangewezen om elke factuur goed na te zien of die opmerking wel degelijk de oude factuurnummer nog eens vermeldt, zodat zij bij een hernummering door de nieuwe software duidelijk terug te vinden zijn voor de controleur.

Inderdaad, best eerst eens checken bij het belastingkantoor.

Het probleem is dat het nummer van de facturen die reeds bij klanten zijn dat die niet kan hernummerd worden.

Dus de facturen die al in u boekhouding zullen twee nummers moeten dragen, zoals al geschreven toch de belastingen ervan op de hoogte stellen.

Bedankt voor de reacties allemaal. De oude nummers blijven vermeld op de facturen. Enkel krijgen ze een (intern) nieuw volgnummer.