jaarrekening/kas/

LYNX XX
Berichten: 2504
Juridisch actief: Nee

Re: jaarrekening/kas/

#16 , 10 apr 2021 19:26

De boekhouder vroeg ieder jaar of kassaldo klopte en dit werd bevestigd door de kassabeheerder.
Ik begrijp uit bovenstaande info van de TS dat de boekhouder het kasboek verwerkt, en ga ervan uit dat de boekhouder ook het kassaldo van dit kasboek volgt en zo opneemt in de jaarrekening. Indien het kasboek correct is ingevuld zijn er dus geen kasverschillen en kloppen de verrichtingen in het kasboek. Vervolgens verefierd hij bij de verantwoordelijke of dit saldo van het kasboek (wat hij dus over neemt in de boekhouding) klopt met de fysieke telling van de kas en hij krijgt hiervan bevestiging. M.i. worden er hier door de boekhouder geen fouten gemaakt, hij gaat verder op de officiele stukken(kasboek) die hij krijgt en verefieert vervolgens deze info nog eens met het fysieke saldo bij de verantwoordelijke.

Indien het kasboek correct is opgemaakt en verwerkt is door de boekhouder maar de fysieke kas (eindsaldo) stemt niet overeen met het eindsaldo wat er in het kasboek is opgenomen is dit m.i. de fout van de veranwoordelijke van deze kassa/kasboek bij de VZW en niet van de boekhouder.
:arrow: Dat denk ik ook, maar als je de verantwoordelijke hierop aanspreekt krijg je als antwoord 'ik weet niet hoe dit komt'. Dan sta je weer even ver in de discussie. Het geld moet toch ergens naar toe gegaan zijn? Maar er zijn geen documenten van uitgaven terug te vinden die het verschil verklaren.
Ben het niet eens met die visie dat de boekhouder niet in de fout is gegaan. Hij gaat in de fout : BOEKHOUDER MOET KASSALDO OPVRAGEN EN DAT VERGELIJKEN MET HET RESULTAAT IN ZIJN EFFICIËNTE BOEKHOUDING en niet andersom. Als men zegt het moet zoveel zijn, en de verantwoordelijke van de kas bevestigd dat het correct is, moet men niet klagen. Dat is geen correcte werkwijze. Dat geeft aanleiding ( zoals nu voor fouten ), en dit is volgens TS al jaren aan de gang. Is zoals in de keukens, geen controle dan mag men dit verwachten, geeft een vrijgeleide.

Heb dit zelf meermaals meegemaakt in het verleden, bij mij ging die vlieger niet op; maar ik deed mijn job correct en met inzicht ( = niet gelijk aan gemakzucht en het zal zo maar zijn ).[ /b] Misbruik en fouten zitten bij de kasverantwoordelijke, nalatigheid bij de boekhouder en de vaste leden.

Zo kan de boekhouder ook met de bank gaan werken ???

Dit is de mening van een ervaringsdeskundige in deze materies en een misschien een boekhouder ( naïef ) die punctualiteit en correctheid, en stielfierheid nastreeft.

ACCURAAT WERKEN IS IN DEZE TIJDEN EEN RARITEIT.

Jureca
Juridisch actief: Ja
Regio: België

Een juridische oplossing. Voor elk probleem, voor iedereen!

Benieuwd naar jouw juridische opties? Jureca begeleidt jou aan de geschikte oplossing. Klik hier om jouw situatie te beschrijven en we nemen binnen de 24 uur met jou contact op voor persoonlijke begeleiding
LeenW
Berichten: 12828

#17 , 10 apr 2021 19:44

Kasverschil moet verklaard kunnen worden, de verantwoordelijke moet dit oplossen.

En dat gelden van de vzw niet gebruikt mogen worden om de eigen keuken te renoveren, mag intussen ook al duidelijk zijn ;)
:arrow: Wat doen we hier dan mee? Kunnen we dit terugeisen als vzw?
Jazeker.


Reclame

LYNX XX
Berichten: 2504
Juridisch actief: Nee

#19 , 10 apr 2021 20:34

https://www.rechtbanken-tribunaux.be/si ... vzw_nl.pdf

Lees eens aandachtig deze link en zeker blz. 33

Zou ook de bestuursleden aanraden nauwkeuriger toezicht te houden.

dako
Berichten: 333

#20 , 12 apr 2021 12:51

Ben het niet eens met die visie dat de boekhouder niet in de fout is gegaan. Hij gaat in de fout : BOEKHOUDER MOET KASSALDO OPVRAGEN EN DAT VERGELIJKEN MET HET RESULTAAT IN ZIJN EFFICIËNTE BOEKHOUDING en niet andersom. Als men zegt het moet zoveel zijn, en de verantwoordelijke van de kas bevestigd dat het correct is, moet men niet klagen. Dat is geen correcte werkwijze. Dat geeft aanleiding ( zoals nu voor fouten ), en dit is volgens TS al jaren aan de gang. Is zoals in de keukens, geen controle dan mag men dit verwachten, geeft een vrijgeleide.

Heb dit zelf meermaals meegemaakt in het verleden, bij mij ging die vlieger niet op; maar ik deed mijn job correct en met inzicht ( = niet gelijk aan gemakzucht en het zal zo maar zijn ).[ /b] Misbruik en fouten zitten bij de kasverantwoordelijke, nalatigheid bij de boekhouder en de vaste leden.

Zo kan de boekhouder ook met de bank gaan werken ???

Dit is de mening van een ervaringsdeskundige in deze materies en een misschien een boekhouder ( naïef ) die punctualiteit en correctheid, en stielfierheid nastreeft.

ACCURAAT WERKEN IS IN DEZE TIJDEN EEN RARITEIT.
In de praktijk is het toch nooit haalbaar om op 31 december (want op 2 januari kan het reeds anders zijn, laat staan bij de verwerking in het voorjaar) aan zijn klanten te vragen fysiek hun kassa te tellen, fysiek alle activa af te lopen en op te schrijven, fysiek alle openstaande klanten (van zijn klanten) op te bellen om na te vragen of zij effectief nog niet (cash) betaald hebben, alle schuldeisers(van zijn klanten) op te bellen om te verifieren wat de schuld is,...

Volledig mee akkoord dat de boekhouder moet controleren maar dat heeft hij m.i. gedaan, door te vragen of het saldo overeenstemt met de werkelijkheid. Het zou misschien vollediger zijn om hier zijn gegevens niet mee te delen maar dan mag hij nooit verder gaan op zijn gegevens ook geen nazicht vragen van zijn openstaande klantenlijst/leverancierslijsten , maar moet hij aan elke klant vragen om zelf deze lijst op te maken en te bezorgen. Mag hij niet verder gaan op aflossingstabellen en bankuittreksels maar moet hij aan de bank vragen hoeveel er is afgelost,...

Verder is een kasboek boekhoudkundig een financieel dagboek, net zoals vb een bankrekening dit is. Ik denk dat er geen enkele boekhouder is die (op 31/12) aan de bankdirecteur vraag om fysiek (mocht dat nog mogelijk zijn) het saldo van alle bankrekeningen te tellen, maar dat allen verder gaan op de saldo's van deze uittreksels. Mocht het banksaldo op de uittreksels niet overeenkomen met de werkelijkheid (iets wat in werkelijkheid uiteraard bijna onmogelijk is) is dit de verantwoordelijkheid van de bank. Werking en verwerking van een kasboek is identiek, beginsaldo, verwerking elke verrichting en eindsaldo en normaal sluitend. Indien het eindsaldo niet klopt met de werkelijkheid is het de fout/verantwoordelijkheid van de beheerder om uit te klaren. Verder is het de verantwoordelijkheid van het bestuur om deze kassabeheerder te controleren, niet aan de boekhouder.

Hiermee is echter het probleem van TS niet opgelost. Het geld moet inderdaad ergens naartoe zijn, maar tenzij je alles terug kan samenstellen zal het niet eenvoudig zijn te achterhalen. Je kan dit zeker terugeisen, maar de vraag zal alleen zijn van wie.... Verantwoordelijke van de kassa is verantwoordelijk om het verschil te verklaren (wat hij blijkbaar wel niet kan) maar waarschijnlijk/misschien niet verantwoordelijk voor het verschil zelf. Mogelijk was dit van voor zijn start en heeft hij nog een mail van bij aanvang waarin het huidige verschil al ter sprake kwam...

LeenW
Berichten: 12828

#21 , 12 apr 2021 12:55

Mag ik iedereen vragen om het gebruik van vetgedrukte tekst te beperken tot enkele woorden of zinnen die u wil benadrukken? Hele vetgedrukte posts zijn vrij storend.

LYNX XX
Berichten: 2504
Juridisch actief: Nee

#22 , 12 apr 2021 13:31

@dako

Op 31.12 moeten niet alle gegevens voorradig zijn. Boekhouder moet de bank niet vragen om het saldo; banken geven u rekeninguittreksels en begin januari zelfs de intrest en kostenafrekening.
Als elke boekhouder het bedrag dat zo gezegd in de boeken staat aanbiedt aan zij die verantwoordelijk zijn voor kas, inventaris==== is door die verantwoordelijken makkelijk aan te passen naar zijn cijfers.
Ik spreek hier daadwerkelijk uit jaren ondervinding. Is niet mijn invulling van een ernstige boekhouder.
Ik heb al verschillende vzw's belangeloos uit die miseries geholpen en kan u verzekeren dat het een taak is die nauwkeurigheid en accuratesse vereist. Boekhouder vraag de gegevens op en vergelijk die met de cijfers in de boekhouding. Bij verschillen de verantwoordelijken wakker maken.

In een VZW is het gewoonlijk het belangrijkste de activiteiten, de oprichtingsdoelen van de VZW en zeker niet de administratieve beslommeringen ( dat zijn lastpakken en bijkomstigheden ).

Boekhouder moet wel zijn bevindingen en verschillen meedelen aan de bestuurders, die op hun beurt de verantwoordelijken op het matje roepen ter controle.

Cijfers op 2.1 kunnen reeds verschillen met deze van 31.12. Maar daar dient het kasboek voor om het cijfer te tonen op 31.12.
Alle rekeningen kunnen op die data reeds verschillen. Zie hier in normale omstandigheden geen enkel probleem.
Men is boekhouder of niet, maar tegenwoordig is iedereen dat zonder scholing/ervaring.

En een kasboek is zeker ook een financieel dagboek zoals de het bankboek.
Maar een kasboek is passé. Laat alle financiële verrichtingen langs de bank passeren; vermijdt problemen, fouten en in zoals in dit geval tekorten.

En het probleem van de tekorten zijn op konto te schrijven van de verantwoordelijke kas, bestuursleden en uiteindelijk de boekhouder ( die nonchalant de gegevens lekt ipv van opeist ).

Nog een opmerking in dit geval : wie laat duizenden euro's in de kas liggen ???
Een kas geeft op veel plaatsen aanleiding tot fouten, gebrekkige bewijsstukken, fraude en veel meer.

Alle betalingen en ontvangsten langs de bank : heeft men steeds een bewijs ( uittreksel ) naar wie of van wie de bedragen afkomstig zijn.

Een centraal dagboek ( zoals uitgelegd in mijn eerdere reactie ) met de nodige infiltraties van de andere dagboeken is een MUST. Extra comptabel en ventilatie van kostenrekeningen is geen onnodige zaak. Is een extra controle element in een correcte boekhouding. Het houdt de problemen buiten.
Misschien wel wat extra werk, maar recuperatie achteraf.

Een boekhouder is gewoonlijk een noodzakelijk kwaad in een vereniging, ook in firma's : dikwijls ook onderbetaald. Ondanks zij dikwijls veel opbrengen voor de opdrachtgevers ( maar de dank is soms veraf ).

LYNX XX
Berichten: 2504
Juridisch actief: Nee

#23 , 12 apr 2021 13:35

Mag ik iedereen vragen om het gebruik van vetgedrukte tekst te beperken tot enkele woorden of zinnen die u wil benadrukken? Hele vetgedrukte posts zijn vrij storend.
Leen excuses voor mijn vet gedrukte tekst.

dako
Berichten: 333

#24 , 12 apr 2021 14:17

Mag ik iedereen vragen om het gebruik van vetgedrukte tekst te beperken tot enkele woorden of zinnen die u wil benadrukken? Hele vetgedrukte posts zijn vrij storend.
Leen excuses voor mijn vet gedrukte tekst.
Ik vermoed dat dit op mijn post bedoeld was, deze stond n.a.v. foutje in quote oorspronkelijk in het vet, excuses.

LYNX XX
Berichten: 2504
Juridisch actief: Nee

#25 , 12 apr 2021 14:30

Dako, ik beken ook schuld : zie # 16
Als ze gelijk heeft, heeft ze gelijk.

dako
Berichten: 333

#26 , 12 apr 2021 15:16


Als elke boekhouder het bedrag dat zo gezegd in de boeken staat aanbiedt aan zij die verantwoordelijk zijn voor kas, inventaris==== is door die verantwoordelijken makkelijk aan te passen naar zijn cijfers.

Men is boekhouder of niet, maar tegenwoordig is iedereen dat zonder scholing/ervaring.
Het is vanzelfsprekend wel de verantwoordelijke/VZW die via het kasboek aan de boekhouder aanlevert hoeveel het kassaldo is op 31/12... De boekhouder maakt uiteraard zelf geen kas(boek) op (iets wat hij zelfs niet mag) om dit saldo te berekenen en mee te delen. Hij verwerkt enkel dit kasboek dat is opgemaakt door de verantwoordelijke van de VZW.

Als boekhouder een kasboek krijgt van VZW met kassaldo X, hij verwerkt dit en vraagt vervolgens (nogmaals) aan verantwoordelijke of bedrag X overeenkomt met het werkelijk fysiek kassaldo is dit bedrag X niet "het bedrag wat volgens de boekhouder zogezegd in de boeken staat" maar wel het bedrag "waarvan de VZW zelf angeeft dat het in kas zit" (normaal op papier en in werkelijkheid).

Enfin, ik weet ook hoe het er in de praktijk aan toe gaat en ik heb net zoals vele anderen hier, al jaren geleden de juiste scholing gevolgd (en ja nog steeds), al talrijke jaren mijn erkenning (en daar heb ik in tegenstelling tot in de beginjaren weldegelijk een stage, eindwerk en examens voor mogen afleggen), al talrijke jaren ervaring en ook heel wat VZW in mijn "klantenbestand" (sommige professioneel, anderen welke mij genegen zijn op vrijwillige basis).

Meningen mogen verschillen, maar ik blijf erbij, als de vzw een (op papier) sluitend kasboek aanleverd, dit correct is verwerkt door de boekhouder maar het fysiek kassaldo (ondankts de explicite bevestiging) niet overeenkomt met het eindsaldo van dit aangeleverd kasboek, de boekhouder m.i. geen fout kan worden verweten. Ze kunnen onmogelijk elke post/verrichting/... van de boekhouding zelf verifieren.

Hoewel het in de praktijk moeilijk zal zijn zonder het inderdaad verouderde kasboek treed ik LynX XX wel bij dat het aan te raden zoveel mogelijk via de bank te werken om deze problemen te voorkomen. Iets waar de TS nu uiteraard niet mee geholpen is maar hopelijk wel problemen in de toekomst kan voorkomen.

Baleria1985
Topic Starter
Berichten: 10
Juridisch actief: Nee

#27 , 12 apr 2021 15:32

@dako
Bedankt voor je uitleg. Ik was ook van mening dat de boekhouder hier niet gemist heeft. Als de verantwoordelijke doorgeeft dat het fysieke kassaldo bedrag x is en dat is niet zo, dan ligt de verantwoordelijkheid bij hem en niet bij de boekhouder. Ook was het aan de leden om dit te controleren, maar dit gebeurde niet, omdat er hier sprake was van vertrouwen.
Ik heb alle kastickets van jaren ver overlopen samen met het kasboek. Dit dan vergeleken met de file van de boekhouder. Alles komt overeen. Ik wil zeker niemand beschuldigen maar ik kom steeds tot dezelfde conclusie: Er zit dus fysiek te weinig geld in kas. :(

Vanaf nu is het inderdaad zo dat er zo weinig mogelijk kasverrichtingen gebeuren. Alles gebeurt nu via de zichtrekening. Fysieke kassa wordt geteld in bijzijn van anderen en moet kloppen met kasboek.

Rest de vraag nog met prive facturen die betaald zijn van de rekening van de vzw: schrijven sturen met de vraag om dit allemaal terug te betalen?

LYNX XX
Berichten: 2504
Juridisch actief: Nee

#28 , 12 apr 2021 16:14

Goedemiddag

Korte schets: bij vzw: sedert 10tal jaar werd er op de jaarrekening een hoger kassaldo (enkele 1000den euro's meer dan effectief in kas) vermeldt. De boekhouder vroeg ieder jaar of kassaldo klopte en dit werd bevestigd door de kassabeheerder. 1 iemand beheerde de kassa. Na overdracht naar andere persoon werd het verschil opgemerkt. Na de vraag waar is het geld krijg ik als antwoord: er is al jaren een verschil maar ik weet niet hoe het komt, er moet een fout gebeurd zijn, ik begrijp het niet...
Nagevraagd bij boekhouder, alle bestanden overlopen, maar geen fout gevonden. Ook gezien dat er prive facturen betaald werden van de rekening van de vzw.
Hoe pakken we deze situatie aan? Er kunnen fouten gebeurd zijn, maar het gaat over een groot bedrag en er kan niet ontkend worden dat de er facturen betaald werden. Dit kan toch niet zomaar? Kunnen we een klacht indienen als vzw?

Met vriendelijke groeten
@ Baleria1985 mag ik vragen wat uw functie is in de VZW ? En is de boekhouder een interne of externe ?
Bijkomende info : grootte van uw VZW en doel of bestemming.

Situatie is al jaren aan de gang. U spreekt dat er privé facturen zijn betaald van de rekening VZW. Hoe kunt u dit weten. Zijn deze facturen ingeboekt in aankoopdagboek ? Indien wel en dan betaald langs de rekening van de VZW ; dan heb ik helemaal mijn bedenkingen over de interne keuken.
Zie in mijn reacties de link waarin de verantwoordelijken aangeduid staan omtrent fouten en misbruiken in de VZW. Verantwoordelijkheid ligt bij de bestuursleden.

Baleria1985
Topic Starter
Berichten: 10
Juridisch actief: Nee

#29 , 13 apr 2021 18:36

Goedemiddag

Korte schets: bij vzw: sedert 10tal jaar werd er op de jaarrekening een hoger kassaldo (enkele 1000den euro's meer dan effectief in kas) vermeldt. De boekhouder vroeg ieder jaar of kassaldo klopte en dit werd bevestigd door de kassabeheerder. 1 iemand beheerde de kassa. Na overdracht naar andere persoon werd het verschil opgemerkt. Na de vraag waar is het geld krijg ik als antwoord: er is al jaren een verschil maar ik weet niet hoe het komt, er moet een fout gebeurd zijn, ik begrijp het niet...
Nagevraagd bij boekhouder, alle bestanden overlopen, maar geen fout gevonden. Ook gezien dat er prive facturen betaald werden van de rekening van de vzw.
Hoe pakken we deze situatie aan? Er kunnen fouten gebeurd zijn, maar het gaat over een groot bedrag en er kan niet ontkend worden dat de er facturen betaald werden. Dit kan toch niet zomaar? Kunnen we een klacht indienen als vzw?

Met vriendelijke groeten
@ Baleria1985 mag ik vragen wat uw functie is in de VZW ? En is de boekhouder een interne of externe ?
Bijkomende info : grootte van uw VZW en doel of bestemming.

Situatie is al jaren aan de gang. U spreekt dat er privé facturen zijn betaald van de rekening VZW. Hoe kunt u dit weten. Zijn deze facturen ingeboekt in aankoopdagboek ? Indien wel en dan betaald langs de rekening van de VZW ; dan heb ik helemaal mijn bedenkingen over de interne keuken.
Zie in mijn reacties de link waarin de verantwoordelijken aangeduid staan omtrent fouten en misbruiken in de VZW. Verantwoordelijkheid ligt bij de bestuursleden.
Ik ben lid en heb gevraagd ofdat ik de boeken mocht inkijken. Op de laatste jaarrekening stonden er hogere uitgaven. De boekhouder is een externe. Facturen zijn ingeboekt in het aankoopdagboek. Facturen staan op naam van de vzw maar een stuk was voor de vzw, een stuk was voor privé (levering van diensten op prive adres wordt vermeld op de factuur). Alles werd betaald van de rekening van de vzw.
Akkoord dat de verantwoordelijkheid bij de bestuursleden ligt. Het is volgens mij de taak van de penningmeester om deze onregelmatigheden op te merken en mee te delen aan de rest van bestuur/leden.

LYNX XX
Berichten: 2504
Juridisch actief: Nee

#30 , 13 apr 2021 19:54

Nog enkele vraagjes : welke is de activiteit van uw VZW ? Zijn jullie BTW plichtig ? Stellen jullie zelf ook facturen uit ? Grote of kleine VZW ?

Foutief is al zeker : diegene die de inkomende facturen boekt : gemengde facturen kunnen niet ( VZW en privaat ). Wie heeft dan de opdracht gegeven om deze facturen te betalen langs de bankrekening VZW ? Dit is zelfs niet toelaatbaar.
Om dit op te lossen zou ik voorstellen om het privaat gedeelte van deze facturen door te facturen aan de betrokken persoon(onen ) voor wie die diensten privaat waren. Dringend erbij een aanmaning doen om de bedragen terug te betalen op VZW bankrekening.

Dit verklaart natuurlijk niet het jarenlang verschil in kas. Facturen en dit verschil zijn twee verschillende zaken.
Zou de verantwoordelijken voor deze twee verschillende zaken toch eens op de rooster leggen.

Dringende tip : stel direct orde op zaken en meer ernstige controle ten einde problemen te vermijden met de overheid.

Terug naar “Belastingen, BTW & Accijnzen”