Ik schets eventjes mijn verhaal:
Voor het bouwen van onze woning hebben wij een EPB-verslaggever onder de arm genomen. Alles is vlot verlopen, wel wat weinig gezien op de werf, maar dat is bij velen het geval. Contact was goed.
Eerste voorschotfactuur gekregen en direct betaald. Geen vuiltje aan de lucht.
Woning klaar: afwerken van het dossier. Energieprestatiecertificaat gekregen en het EPB-verslag werd opgesteld en naar mij gestuurd. Ik heb deze administratieve rompslomp amper bekeken en gearchiveerd in mijn mappen. Ok dat is verwerkt dacht ik, nu nog zijn eindfactuur.
Na een tijdje wachten wat vergeten dat die factuur nog moest volgen en denk ook niet dat ik verplicht was om te horen hoe het nu stond met zijn facturatie.
Begin oktober een aanmaningsbrief (minnelijke invordering) ontvangen van een incassokantoor met schadevergoeding, r.i. kost en intresten, samen goed voor € 100,00 extra op oorspronkelijk factuurbedrag van € 592,90. Ik natuurlijk geschrokken, mij van geen kwaad bewust.
Ik ben weer in mijn archief gaan neuzen of ik iets over het hoofd gezien had en inderdaad, factuur zat bij het EPB-dossier. Mag een factuur wel bijgevoegd worden bij een administratief dossier? De kans dat er zo betaling over het hoofd gezien wordt verhoogd hierdoor vind ik. Moet er volgens de wet voor men overstapt naar deurwaarder geen aanmaning van het bedrijf zelf komen waar dan eventueel de administratie en verzendingskosten bijkomen? Moet deze laatste aanmaning niet aangetekend gebeuren zodat ze een bewijs hebben dat die verstuurd is en des te belangrijker dat ik die gekregen en gezien heb?
Ik heb al wel wat over en weer gebeld en gemaild met het bedrijf en incassobureau, maar die zetten natuurlijk druk om over te gaan tot betalen. Volgens het bedrijf van de EPB-verslaggeving zijn er wel degelijk aanmaningsmails verstuurd, maar daar heb ik niets van gezien. Aan het einde van onze samenwerking ben ik wel veranderd van e-mailadres en het bedrijf was hier ook op de hoogte van. Laatste communicatie verliep via het nieuwe e-mailadres en daar heb ik dus bewijs van. Het oude e-mailadres was van mijn vorige werkgever en ondertussen al 2,5 jaar inactief. Het bedrijf doet alle administratie wel niet zelf (volgens de contactpersoon) en besteed deze zaken dus uit. Ik vroeg hem dan of hij die wijziging van e-mail wel had doorgegeven. Daarop antwoordde hij: dat is misschien de oorzaak geweest ja, maar verder niets.
Ik vind dat ik hier onterecht behandeld wordt: ik heb geen enkele aanmaning gezien! Hij heeft toch mijn gegevens en het contact zat goed dus waarom geen belletje vooraleer hij de opdracht doorgeeft aan incasso. Dat zei hij ook nog: ik zag je naam op de lijst en vond het al raar dat je erbij stond. Dan kon hij misschien toch al raden dat er iets misgelopen was. Het is denk ik wel duidelijk dat het nooit onwil was tot betaling. Ik ben wel in de fout gegaan door nalatigheid van het dossier niet grondig door te nemen. Maar ja een mens heeft soms andere belangrijkere zaken af te werken. Ik ben daar ook eerlijk over geweest in mijn communicatie naar hen dat ik die factuur gewoon over het hoofd gezien had, eerlijk duurt volgens mij nog altijd het langst. Een volkomen menselijke fout van mijn kant dus. Voor mij heeft het bedrijf van zijn kant het nagelaten me eens te contacteren, aan te manen tot betalen en hebben ze volgens mij door slechte of geen communicatie tussen hen intern het foute e-mailadres blijven gebruiken.
Ik vind die stap naar incasso op die manier wel makkelijk en snel gezet hoor. Stel dat ik die factuur nu door een fout bij de Post niet had gekregen en laat ons eerlijk zijn dat vindt dagelijks plaats. Dan moest ik zonder het goed en wel door te hebben opeens 100 euro extra ophoesten. Wel ik vind dat er weinig verschil is met mijn situatie. Ik ben nu wel zo eerlijk geweest om toe te geven dat ik die factuur gewoon door een stom toeval niet gezien heb, maar in feite wel ontvangen. Missen is toch nog altijd menselijk of moeten we allemaal een robot aanschaffen die zulke zaken kan voorkomen?
Ik heb mijn verhaal uitgebreid gedaan aan het bedrijf en kan niet akkoord met die extra kosten. Ik vroeg of ze me wilden tegemoetkomen en op wat goodwill van hen kon rekenen. 50/50 van de kosten was mijn voorstel. Ik heb de eerste factuur gemist, zij hebben geen aanmaning verstuurd. Dat leek me fair. Ik 75 % betalen en zij 25 % was hun tegenvoorstel, terwijl dat voor zo'n bedrijf 50 euro peanuts is en bovendien kunnen ze die kost inbrengen en waarschijnlijk moet hij dat niet eens betalen. Een simpel berichtje van hem naar incasso dat die naam een vergissing was en 't is opgelost. Zo denk ik er toch over. Het lijkt me bovendien ook raar dat er onderhandelt wordt, ze geven op die manier wel een beetje hun fout toe, toch? 100 euro is niet enorm veel, maar ik vind het eigenlijk principieel niet kunnen dat dit zo kan lopen. Waar sta ik volgens de wetgeving? Hoe kan ik dat dossier bij incasso tegenhouden, klacht indienen ergens? Ik wil in tussentijd alleszins die man zijn geld betalen, hij heeft er eerlijk voor gewerkt, maar die intresten gaan blijven oplopen hé. Aan wie betaal ik het factuurbedrag: bedrijf of incasso?
Wat raden jullie hier aan? Verder gaan voor 100 euro of niet? Maak ik eigenlijk wel een kans? Als een aanmaning niet verplicht is, kan ik het eigenlijk al vergeten of niet?
Hopend op goed advies en tips
Kevin Van Moer