Beste,
Voor mijn werkgever dien ik op dagelijkse basis professionele onkosten te maken. Deze onkosten worden doorgaans aangegaan met een american express kaart dewelke mijn werkgever voor mij voorziet.
Intern wordt naar deze kaart gerefereerd als een professionele kaart van de werkgever. Ik constateer echter dat de kaart in hoofde uitsluitend aan mij persoonlijk is. Een deel van de betalingen voer ik contant uit of met een privatieve visa kaart gezien american express niet altijd & overal aanvaard wordt. Elke 14 dagen kan ik deze onkosten vervolgens online aanrekenen aan mijn werkgever waarna ik een papieren proces doorloop om de onkosten een tweede maal aan te geven aan een controle dienst. Het online systeem gaat automatisch over naar een betaling binnen de 10 dagen. Het audit apparaat is dan weer in staat om deze betalingen terug te draaien, te blokkeren enz.
De ervaring leert mij dat dit vrij simpel proces in de praktijk niet heel vlot loopt. Het komt daarbij vaak voor dat de onkosten verkeerdelijk uitbetaald worden of dat onkosten foutief geweigerd worden. Een maand geleden heb ik bv een dag of 3 kunnen spenderen om het sneeuwbal effect van correcties, rectificaties enz recht te trekken. Eveneens gebruikt men deze uitbetaling om eventuele onkosten gerelateerd aan telefoon, wagen (boetes…), netto vergoedingen te weerhouden. Bij dit laatste voorval was bleek ik over een periode van 6 maanden een 3500€ te weinig ontvangen te hebben op eerder gemaakte onkosten.
Vandaag verneem ik dat mijn werkgever en american express ons niet langer toelaten om het openstaande bedrag via overschijving te betalen. De kaart blijft enkel actief wanneer wij een maandelijks debet toestaan.
In het verleden heb ik vaak verveeld gezeten met de problemen rond de onkosten vergoeding. Echter had ik er niet heel veel erg in gezien ik steeds de controle hield over wanneer ik american express zou vergoeden.
Op basis van de eerdere problemen zie ik het daarom helemaal niet zit
ten om deze onkosten per debet van mijn rekening te laten gaan. Ik vraag mij daarom af of mijn werkgever ons kan verplichten dit inderdaad te aanvaarden? Zo niet vraag ik mij eveneens af hoe de onkosten in andere bedrijven vergoed worden? Schiet men dat altijd voor? Ook indien de bedragen frequent > 5000€ / maand zijn?
Alvast bedankt